Anleitung und Mustervorlage: Kalkulationsschema für Film- und Videoproduktionen

Kalkulationsschema Film Video Budget Beispiel
Kalkulationsschema für Film und Video | © Pixabay

Gut kalkuliert ist halb gewonnen. Filmpuls präsentiert in diesem Artikel ein Kalkulationsschema für Bewegtbildproduktionen und erklärt in Teil 2 der Artikelserie zur Kalkulation für Filme und Videos weitere wichtige Grundlagen für die Budgetierung von Film und Video.

Ein Filmbudget ist nichts anderes als der Bauplan für das später entstehende Werk.

1Die Filmkalkulation als Erfolgsgeheimnis

Die Filmkalkulation ist neben dem Drehbuch die wichtigste Grundlage für einen erfolgreichen Kinofilm. Denn einzig die Kalkulation legt fest, mit welchem Werkzeug und mit welchem Team der Filmemacher für wie lange an jedem Arbeitsschritt für seinen Film tätig sein kann. So betrachtet definiert und prägt das Budget jeden Film in allen entscheidenden Phasen der Herstellung.

Dazu benötigt man ein Kalkulationsschema und muss man das Videobudget lesen und verstehen können.

Was kosten Filme? Die ebenso wichtige wie banale Feststellung, dass Drehbuch und Kalkulation die Mutter eines Filmerfolgs sind, gilt nicht nur für große Kinofilme, sondern auch für Videos und für jegliche Form von Auftragsproduktionen mit Bewegtbild und das Imagefilm erstellen.

Auch die in Filmpuls gerne und viel zitierte Prämisse, dass ein guter Film nur beim Vorliegen von drei Faktoren, nämlich Fachwissen, Talent und Erfahrung, entstehen kann, beruht auf einer darunter liegenden, vernünftigen Budget und einem klugen Kalkulationsschema.

2Kalkulationsschema: Interne und externe Kalkulationen

Unterschieden werden muss in jedem Kalkulationsschema zwischen (möglichst) gesicherten Werten und Annahmen, sondern im Kalkulationsschema auch zwischen internen und externen Kalkulationen.

Interne Kalkulationen sind ein Arbeitsinstrument, das nur innerhalb der Firma des Erstellers eingesetzt wird. Als Arbeitsdokumente werden sie auch „Arbeitsbudget“ genannt. Eine interne Kalkulation ist dynamisch. Sie ändert während der Planung und Umsetzung des Projekts. Eine externe Kalkulation (das „Kundenbudget“) dagegen ist statisch.

Externe Kalkulationen (Kundenbudget) spiegeln die rechtsverbindliche finanzielle Arbeitsgrundlage. Sie sind das Resultat der Finanzierung (Kinofilm) oder Verhandlungen mit dem Auftraggeber.

3Wie detailliert muss eine Kalkulation sein?

Für den Umfang des Detaillierungsgrads des Kundenbudgets gibt es für ein Kalkulationsschema keine verbindlichen Grundsätze. In der Regel spiegelt der Grad der Detaillierung meist den Umfang des Produktionsrisikos, das der Filmhersteller trägt.

Wurde mit dem Auftraggeber eine verbindliche Pauschale für die Herstellung eines Films oder Videos vereinbart, ist der Auftraggeber meist weniger an Details interessiert, als wenn er bei einem Cost-Plus-Deal das Risiko für die Herstellung mitträgt.

4Beispiel für ein Kalkulationsschema

Ein Kalkulationsschema ist meist mehrstufig aufgebaut. Zur Unterscheidung von Deckungsbeitrag, Handlungskosten, Gewinn und Cost-Plus in einem Kalkulationsschema finden sich weitere Informationen im Artikel: Im Filmbudget Kosten, Gewinn und Markup richtig verstehen

In der Regel umfasst ein professionelles Budget:

  • Deckblatt
  • Eckdaten (soweit aus Filmkonzept ableitbar oder schon bekannt). Ein Beispiel für Eckdaten ist im Filmpuls-Artikel zur Parametrisierung zu finden.
  • Budgetübersicht
  • Detailkalkulation

Das Detailbudget einer Videokalkulation kann zur Erhöhung der Lesbarkeit das Kalkulationsschema in unterschiedliche Segmente unterteilt sein. Das nachfolgende Muster zeigt die Phase der Drehvorbereitung (Preproduction):

Kalkulationsschema: 1. DREHVORBEREITUNG
PreisTage/StückAnzahl 1Subtotal
1.1. Kalkulationsschema Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung10.-2120.-
Konzeptentwicklung10.-1220.-
Storyboard10.-1110.-
Shootingboard10.-1110.-
Präsentationsmaterial10.-1110.-
PPM Booklet10.-1110.-
Kuriere10.-1110.-
Subtotal90.-
1.2.Kalkulationsschema Location Scouting
Location Scout Region 110.-1110.-
Location Scout Region 110.-1110.-
Auto (inkl. Benzin)10.-1110.-
Mahlzeiten10.-1110.-
Reisekosten10.-1110.-
Spesen10.-1110.-
Subtotal60.-
1.3. Kalkulationsschema Casting
Casting Organisation10.-1110.-
Casting-Agentur10.-1110.-
Casting Studio10.-1110.-
Live-Casting10.-1110.-
Equipment10.-1110.-
Casting Regie10.-1110.-
Schnitt Casting10.-1110.-
Editor Casting10.-1110.-
Spesen Casting-Agentur10.-1110.-
Spesen Cast10.-1110.-
Casting Organisation Ausland10.-1110.-
Casting Studio Ausland10.-1110.-
Casting Regie Ausland10.-1110.-
Reisekosten Casting Ausland10.-1110.-
Subtotal Kalkulationsschema:140.-
Feriengeld/Sozialleistungen 21v %510.-
Feriengeld 21w %510.-
AHV/ALV 21x %510.-
Betriebs und Nichtbetriebsunfall 21y %510.-
Familienausgleichskasse 21z %210.-
Subtotal50.-
TOTAL 1 – DREHVORBEREITUNG 3340.-
Anmerkungen:
Das ist ein Layout für ein mögliches Kalkulationsschema. Das Schema versteht sich als Beispiel und erhebt keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit oder Vollständigkeit und ist für eigene Bedürfnisse sorgfältig zu adaptieren. Rückfragen bei info(at)filmpuls.info

Quelle: C.P. Olsson

5Umgang mit Budget Reserven

Filme machen heißt, im Projektgeschäft jede Menge Entscheidungen zu fällen. Und zu lernen. Filme sind Projekte und die Abwicklung von Bewegtbild-Projekten erfolgt bei Film und Video fast ausnahmslos nach dem Prinzip der rollenden Planung. Was kein Produzent freiwillig sagt: Überraschungen sind im Filmgeschäft inklusive. Das Budget hat diesem Umstand gerecht zu werden.

Damit professionell mit Unvorhergesehenem umgegangen werden kann und ein Lernen auf einem laufenden Projekt überhaupt möglich ist, sind in einem Filmbudget und damit in einem Kalkulationsschema Reserven vorzusehen.

Reserven sind kein versteckter Gewinn und gehören in einer Kalkulation ausgewiesen. In den USA gelten Filmkalkulationen ohne Reserve als unprofessionell. Hier werden meist 10 % der Gesamtsumme („below the line“) für Unvorhergesehenes einkalkuliert.

Die Spielregeln für den Umgang mit der Reserve werden dabei vor Drehbeginn klar geregelt. Müssen mit der Reserve, wider Erwarten, keine Brände gelöscht werden, wird diese im Kalkulationsschema entweder in Production Value im Film investiert oder aber das Projekt danke der Reserve unter dem geplanten Budget abgeschlossen.

Während im Projektgeschäft jeder Architekt und jeder Bauherr jedes Bauvorhaben, selbst für die kleinste doofe Gartenmauer, mit einer Reserve von 10 % bis 15 % budgetiert wird, schafft es die Film- und Videobranche und die Mehrheit der Produzenten tragischerweise gegen jede Vernunft immer wieder, ohne Reserve zu kalkulieren.

Filmvorhaben ohne Reserve drohen im Auftragsfilm zur Gewohnheit zu werden. Ob Dummheit, Wettbewerbsdruck oder Ignoranz: Budgetierung ohne Reserve schadet der Filmqualität, vermindert die Wirkung der Bewegtbildkommunikation und geht zulasten der Reputation des Mediums, des Produzenten und der Branche.

6Anleitung zum Umgang mit Eckdaten im Kalkulationsschema

Für das Zusammenspiel von Parametrisierung und Budgetierung gibt es keine festen Regeln. Ein langjährig erfahrener Produzent wird mit seinem Fachwissen in der Lage sein, auf Basis der Eckdaten und des Inhalts die Parameter zielsicher ohne Detailbudget und Kalkulationsschema festzulegen und instinktsicher die Production Values zu setzen.

Umgekehrt tut der Anfänger gut daran, Szenarien für die Parametrisierung im Kalkulationsschema aus mindestens einer Grobkalkulation, besser noch einer Detailkalkulation abzuleiten.

Ungeachtet davon, aus welcher Richtung die Budgetierung und Parametrisierung angegangen wird, das Ziel ist immer dasselbe: Kalkulation und Parametrisierung/Production Values müssen am Ende der Budgetierungsphase nahtlos ineinandergreifen.

Das musst du wissen

  • Ein Kalkulationsschema ist nicht mehr und nicht weniger als einen Bauplan für ein Video oder einen Film.
  • Man unterscheidet zwischen einer internen Kalkulation (nur für die Videoproduktionsfirma) und der externen Budgetkalkulation. Letztere wird dem Kunden oder (beim Spielfilm) den finanzierenden Stellen offen gelegt.
  • Aufgebaut ist eine Kalkulation meist mehrstufig: Deckblatt, Übersicht, Details, allenfalls ergänzt mit schriftlichen Anmerkungen.

Artikel-Serie zur Kalkulation von Film und Video

Für die Budgetierung und Kalkulation von Film und Video sind in einem Kalkulationsschema 3 Arbeitsschritte zu unterscheiden, wobei Schritt 1 und 2 in der zeitlichen Abfolge nicht zwingend hintereinander erfolgen müssen:

  1. Parametrisierung (Artikel 1 von 3)
  2. Budgetierung und Kalkulation (Artikel 2 von 3)
  3. Standortbestimmungen und Nachkalkulation im Filmbudget (Artikel 3 von 3)

Dreiteilige Artikel-Serie zur Kalkulation von Film und VideoDer vorliegende zweite Artikel der Filmpuls-Serie zur Kalkulation für Film und Video behandelt die Kalkulation und zeigt mit einem Beispiel, wie ein professionelles Kalkulationsschema für eine Kostenrechnung oder zur Bestimmung von Verkaufspreis oder Zielverkaufspreis aufgebaut sein kann.

Das Kalkulationsschema als Bauplan

Wird die Kalkulation als Bauplan für einen Film verstanden, beantwortet sich die Frage nach dem Detaillierungsgrad eines Filmbudgets einfach. Je komplizierter die Herstellung und je länger der Herstellungsprozess auf der Zeitachse dauert, desto detaillierter sollte das Kalkulationsschema die Herstellungsprozesse abbilden. Nur so sind möglichst präzise Annahmen und ist eine spätere Budgetkontrolle möglich (mehr dazu im Teil 3 der Serie).

Annahmen lassen sich in zwei Kategorien unterscheiden:

  • Kategorie 1 im Kalkulationsschema sind Annahmen, die einzig auf Erfahrung beruhen. Zur Kategorie 2 gehören Annahmen, die durch eine Offerte von Dritten (externen Dienstleister, beispielsweise ein Spezialist für 3-D Animation oder ein Tonstudio) abgestützt werden.
  • Annahmen der Kategorie 2 lassen sich wiederum nach der Art der Offerten unterscheiden. Die verbindliche Offerte eines externen Dienstleisters beruht zwar auch auf Annahmen (des externen Dienstleisters), ist aus Sicht der anfragenden Produktionsfirma aber mit weniger Risiko verbunden, als eine Richtofferte, die vom externen Anbieter jederzeit wieder angepasst werden kann.

Der Detaillierungsgrad selbst hat nichts damit zu tun, ob das Budget auf Annahmen oder auf bereits gesicherten Werten beruht.

Richtkosten für Filme und Videos

Abhängig von Laufzeit und Genre die Kosten für ein Video oder einen Film ohne Kalkulationsschema bestimmen? Der Online Filmkosten-Rechner von Filmpuls liefert auf Knopfdruck in Sekundenschnelle erste Richtwerte.

Fortsetzung

Der letzte, dritte Teil der Filmpuls-Serie zur Kalkulation und Budgetierung im Rahmen von Marketing und Kommunikation mit Film und Video, wird die Themen Budgetkontrolle, Standortbestimmungen und Nachkalkulationen behandeln. Richtwerte zu Filmkosten ohne Kalkulationsschema gibt es in der Rubrik „Leserfragen“ im Beitrag: Was kostet ein Film? Und warum so viel!

Anmerkungen zum Kalkulationsschema

1 Meist werden in einem Kalkulationsschema in einzelnen Spalten nicht nur Preis und Einheit (erforderliche Tage oder Stückzahl) aufgelistet, sondern auch die „Anzahl“. Diese zusätzliche Zeile ermöglicht es, nicht nur Preis und Menge (1 Tag à 10.-) aufzulisten, sondern auch nachvollziehbar zu unterscheiden, ob eine oder zwei Personen für einen Arbeitsschritt parallel arbeiten.

2 Die Sozialabgaben und AGA/Arbeitgeberabgaben im Kalkulationsschema sind abhängig vom Ort der Leistungserbringung unterschiedlich. Die Art der Abgaben und die Höhe der Abgaben müssen entsprechend adaptiert werden.

3 Ohne Handlungskosten/Gewinn oder Markup. Diese werden im Kalkulationsschema in der Regel nur im Deckblatt des Budgets (Budgetübersicht) aufgelistet.

Redaktion Filmpuls
Über Redaktion Filmpuls 195 Artikel
Unter der Bezeichnung «Redaktion Filmpuls» erscheinen Beiträge, die von mehreren Redaktionsmitgliedern gemeinsam erstellt oder bearbeitet wurden.

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