Standort­bestimmungen und Nach­kalkula­tionen bei Film- und Video­produktionen

Filmbudget: Teil 3 von 3

Nachkalkulation: Die Kalkulation nach der Kalkuation
Vor dem Spiel ist nach dem Spiel

Damit, dass ein Filmprojekt oder Video seinem Publikum anvertraut wird, endet die Arbeit nicht. Nicht nur bei den Zuschauerzahlen (oder der Anzahl Klicks im Internet), auch bei der Nachkalkulation schlägt erst jetzt die Stunde der Wahrheit.

Wie beim Fußball gilt auch für Imagefilme und Videoproduktionen jeder Art: Nach dem Film ist vor dem Film. Die Nachkalkulation kommt hier ins Spiel, besitzt aber schon vorab zum Projektabschluss eine wichtige Funktion.

Das musst du wissen

  • Jede Filmkalkulation und Videokalkulation folgt drei ineinander verzahnten Schritten. Am Anfang steht die Parametrisierung. Dann folgt die eigentliche Kalkulation. Abgeschlossen wird der Prozess mit einer Nachkalkulation.
  • Die Nachkalkulation vergleicht die für das Projekt budgetierten Kosten mit den bisher ausgegebenen Kosten. Zugleich erstellt sie eine Schätzung, wie viel Kostenaufwand bis zur Zielerreichung noch erforderlich ist.
  • Budgetäre Standortbestimmungen sind nicht nur für die Projektsteuerung wichtig. Als Abschlusskalkulation ermöglichen sie auch wichtige Analysen und eine steile Lernkurve für Herstellungsleitung und Producer.

Die Nachkalkulation ist der letzte von drei Schritten

So wie am Anfang eines Films immer die Idee steht, steht am Ende immer auch eine ganze Reihe von Zahlen. Jede Kalkulation und Budgets für Videoprojekte und Filme folgt drei sich gegenseitig beeinflussenden Schritten.

In einem idealtypischen Ablauf werden in einem Filmprojekt zuerst die Eckdaten festgelegt und diesen anschließend Zahlenwerte zugeordnet. Sind diese ersten beiden Schritte erledigt (und von Kunde, Showrunner oder Executive Producer freigegeben) ist der Weg frei für den dritten Schritt im Arbeitsprozess: die budgetäre Standortbestimmung und die Nachkalkulation, die auch Endkalkulation oder Abschlusskalkulation genannt wird.

Die drei Arbeitsschritte sind:

  • Parametrisierung zur Erhöhung des Production Value im Film (Artikel 1 von 3)
  • Budgetierung (Artikel 2 von 3)
  • Standortbestimmungen, Controlling und Nachkalkulation im Filmbudget (aktueller Artikel 3 von 3)

Budgetierung und Parametrisierung können sich für die Vorkalkulation bei der Kostenrechnung und bei der Ermittlung von Selbstkosten und der Preiskalkulation oder der Zuschlagskalkulation überlappen und auch in umgekehrter Reihenfolge stattfinden. In diesem Fall wird zuerst ein Fixpreis verhandelt um dann das Projekt nach dem Prinzip des Reverse Budgeting in die damit möglichen Parameter einzupassen.

Nachlkulation und Umgang mit Zahlen in Film- und Videoprojekten
Die Nachkalkulation bei Film- und Videoprojekten

Eine Tabelle mit Richtwerten zu aktuellen Filmpreisen zeigt der FILMPULS-Artikel Was kostet ein Film. Alternativ, und einfacher, lassen sich die Kosten für einen Film oder ein Video auch im Internet mit dem Online Filmkosten-Rechner von Filmpuls bestimmen.

Ziele einer Nachkalkulation für Video und Film

Eine Kostenzusammenstellung in Form einer Nachkalkulation dient nicht nur dazu, einen Preis zu bestimmen. Ihr Zweck geht weiter darüber hinaus. Jedes Budget leistet vier unterschiedliche, wichtige Dienste im Rahmen eines Video- oder Filmprojekts:

  1. Budgetierung und Preisbestimmung (Kalkulation)
  2. Standortbestimmung für ein aktuelles, laufendes Projekt
  3. Projektanalyse für das abgeschlossene Einzelprojekt
  4. Erkenntnisgewinn für zukünftige Projekte (Analysen, Erfahrungsgewinn)

Zur weiteren Erläuterung hilft dasselbe Musterbudget, wie es in Teil 2 der Serie (hier) verwendet wurde. Im Interesse der Übersichtlichkeit wird dabei nur der erste Teil der Musterkalkulation verwendet.

Alle aufgeführten Zahlen verstehen sich nur als Platzhalter und haben mit der Realität nichts zu tun. Auf eine begriffliche Unterscheidung zwischen Budget und Kalkulation wird verzichtet.

Ausgangslage einer Filmkalkulation

Die Multiplikation aus einem geschätzten oder verhandelten Preis multipliziert mit einer Zeiteinheit oder Stückzahl und der jeweiligen notwendigen Anzahl ergibt für jede der notwendigen Leistungen ein Total. Diese Zahlenwerte sind später auch für die Nachkalkulation wichtig.

BEISPIEL KALKULATION
PreisTage/StückAnzahlTotal [1]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung10.-2 Tag1 Pers20.-
Konzeptentwicklung10.-1 Tag2 Pers20.-
Storyboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Shootingboard10.-1 Tag1 Pers10.-
Präsentationsmaterial10.-1 Tag1 Pers10.-
PPM Booklet10.-1 Tag1 Pers10.-
Kuriere10.-1 Tag1 Pers10.-
Subtotal90.-

Quelle: Condor Films, Januar 201 [Das gesamte Muster-Budget findet sich hier]

Je nach Projektumfang beträgt der Umfang eines Budgets zwischen einer Seite (Videoclip) und 40 bis 50 Seiten (Spielfilm). Größere Imagefilme und TV-Spots werden in der Regel auf zehn bis fünfzehn Seiten kalkuliert.

Aufbau einer Kalkulation zur Standortbestimmung (Muster)

Bei der Kalkulation stellen sich bei jeder Standortbestimmung drei einfache Fragen. Aber die haben es in sich. Sie bestimmen im Extremfall wie später die Endkalkulation nicht nur über das Schicksal und die Wirkungsqualität eines Projekts, sondern auch der Macher. Diese drei Schlüsselfragen lauten:

  1. Was (wie viel) wurde budgetiert?
  2. Wie viel davon wurde schon ausgegeben?
  3. Wie viel ist an Ausgaben bis zum Projektabschluss noch zu erwarten?

Das bisherige Total [1] wandert darum als Vorgabe an den Anfang der Kalkulation. Dahinter folgen die bereits erfolgten Ausgaben [2]. Dann kommen die noch erwarteten Ausgaben [3]. Daraus ergibt sich ein zweites Total [4]. Es fasst zum Zeitpunkt der Standortbestimmung zusammen, was an Kosten bis zum Abschluss des Films oder Videos noch anfällt.

Budget [1]bisher [2]erwartet [3]Total [4]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung20.-10.-10.-20.-
Konzeptentwicklung20.-10.-5.-15.-
Storyboard10.-10.-10.-
Shootingboard10.-7.-5.-12.-
Präsentationsmaterial10.-10.-10.-
PPM Booklet10.-10.-10.-
Kuriere10.-5.-5.-
Subtotal92.-

Lese- und Interpretationsbeispiel für die Standortbestimmung:

  • „Koordination und Planung“ sind gemäß der Standortbestimmung auf Kurs. Es wurden 20.- budgetiert, davon bereits 10.- ausgegeben und zum Stand der Standortbestimmung darf davon ausgegangen werden, dass mit weiteren 10.- (die noch nicht ausgegeben sind) alle notwendigen Schritte abgegolten werden können. Die budgetierten 20.- werden damit eingehalten.
  • Auch hinsichtlich der „Konzeptentwicklung“ sieht es nach schönem Wetter aus: hier sind die budgetierten Kosten (20.-) voraussichtlich um stolze 25 % unterschritten. Dies gibt für die Zeitspanne bis zur Erstellung der abschließenden Nachkalkulation noch etwas Spielraum, sollten an anderer Stelle noch Probleme auftauchen.
  • Anders präsentiert sich der Punkt Shootingboard: hier werden die Kosten voraussichtlich überschritten. Es gilt darum bei diesem Punkt zu prüfen, ob entweder eine Möglichkeit besteht, die noch offenen Leistungen anders/billiger einzukaufen oder ob man die Budgetüberschreitung bei diesem Posten hinsichtlich der Budgetunterschreitungen an anderen Stellen hinnehmen soll.

Damit die Abschlusskalkulation ihre Zielwerte erreicht, ist ein die regelmäßige Bestimmung des Kostenstandes unumgänglich.

Weil die Standortbestimmung als Teil des Controlling naturgemäß vor Projektabschluss und im Unterschied zur Endkalkulation mit den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen vorgenommen wird, können sich die noch zu erwartenden zukünftigen Kosten [3] und das Total [4]noch ändern.

Es gilt dabei aber zu beachten, dass zumindest ein Teil der zukünftigen Kosten nicht nur zum Abschluss des Projekts notwendig ist, sondern meist auch vertraglichen Regelungen unterliegt. Jeder Film und jedes Video wird von einer Produktionsfirma in der Regel mit Spezialisten, Freelancern und Sub-Lieferanten abgewickelt.

Anwendung bei der Budgetierung

Oftmals werden in Excel-Tabellen bei der Kalkulation zu Standortbestimmungen in jeder Spalte auch die einzelnen Differenzen zwischen budgetiertem und erwartetem Total aufgeführt. Aufgrund der Lesbarkeit wird die Anzeige dieser Differenz in diesem Artikel darauf verzichtet.

Die Häufigkeit von Standortbestimmungen richtet sich nach (1) der Art und (2) Größe des Projekts und (3) nach dem damit verbundenen Risiko. Erstellt werden die Standortbestimmungen je nach Definition der Funktion vom Producer, Produktionsleiter oder Production Manager.

Aufbau einer Nachkalkulation (Endkalkulation / Abschlusskalkulation)

Die Nachkalkulation unterscheidet sich von der Standortbestimmung darin, dass sie nun nicht mehr aus Annahmen, sondern aus Fakten besteht. Die Themen liegen nun anders: In der finalen Abrechnung gibt es keine geschätzten Werte mehr. Wo immer noch Unklarheiten über die Höhe von Rechnungen bestanden hat, wurden diese nach Projektabschluss geklärt und schriftlich mit dem Lieferanten festgehalten.

Das oftmals ins Feld geführte Argument, ein Abschlussbudget sei noch nicht erstellbar, weil noch Rechnungen „fehlen“ würden, ist Unsinn. Telefon und E-Mail sind erfunden. Die Nachkalkulation ist als abschließende Standortbestimmung oft die Stunde der Wahrheit.

BEISPIEL FÜR NACHKALKULATION
Budget [1]bisher [2]erwartet [3]Total [4]
1.1. Recherche und Vorbereitung
Koordination und Planung20.-10.-20.-
Konzeptentwicklung20.-10.-15.-
Storyboard10.-10.-10.-
Shootingboard10.-10.-10.-
Präsentationsmaterial10.-10.-10.-
PPM Booklet10.-10.-10.-
Kuriere10.-5.-5.-
Subtotal90.-

Lesebeispiel für die Endkalkulation:

  • Beim Punkt „Shootingboard“ konnte noch korrigierend eingegriffen werden, dieser Posten wurde, anders als bei der Standortbestimmung prognostiziert, doch noch wie budgetiert abgeschlossen
  • Bei den restlichen Punkten folgt die finale Kalkulation den Voraussagen aus der Standortbestimmung.

Wie bei der budgetären Standortbestimmung wird auch bei der Nachkalkulation zur Vereinfachung der Analyse meist in allen Spalten die Differenz zwischen budgetiertem und abschließendem Total aufgeführt. Je nach Größe der beteiligten Unternehmen kann dieser Arbeitsschritt auch im Rechnungswesen erfolgen.

Kalkulation: Analyse und Learnings

Genauso wie Standortbestimmungen es als Tool in einem gewissen Rahmen noch möglich machen, ein Film- oder Videoprojekt zu steuern, ermöglicht das Schlussbudget wertvolle Rückschlüsse und einen Erfahrungsgewinn, der zukünftigen Projekten zu gut kommt.

(c) Workflow Filmproduktion Condor Films AG
Beispiel Workflow (klicken)

Anders gesagt: Mit Standortbestimmungen und einer Endkalkulation sind nicht nur Learnings auf Stufe Einzelprojekt möglich, sondern auch projektübergreifend. Wer für unterschiedliche Format, Produkte oder Prozesse mit einem standardisierten Arbeitsablauf arbeitet (siehe Beispiel), ist dank der systematischen Auswertung von Nachkalkulationen ohne Probleme und viel Aufwand in der Lage, beispielsweise von den Antworten auf folgende Fragen zu profitieren:

Wie unterscheiden sich unterschiedliche Genre (Werbefilm, Imagefilm, Produktfilm, Videoclip) als Produkt in Bezug auf

  • die Kosten pro Drehtag?
  • die Kosten pro Minute Film oder Video?
  • das Verhältnis Vorbereitung zu Produktion zu Nachproduktion (Bild-und Tonbearbeitung)?
  • das Verhältnis zwischen Technik und Manpower?

Die Analyse ist mit ein Grund, warum die Erstellung, das Lesen und die Analyse von Budgets für Film und Video nicht nur der Erfahrungsbildung dient, sondern hoch spannend ist. Ein großer Unterschied allerdings unterscheidet Filmbudgets von einem Krimi: Das Lesen von Budgets und einer Kalkulation wird dank des Erfahrungsgewinns mit Garantie immer spannender.


Im Interesse der Lesbarkeit wurden in diesem Artikel die Berufsbezeichnungen auf die männliche Form reduziert. | © Grafik-Layout: Freepik | Grafik-Bearbeitung: Filmpuls

Wer ist Maurus Eugster? 4 Artikel
Maurus Eugster ist Leiter Finanzen und Mitglied der Geschäftsleitung der Condor Films AG.

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