Wie man ein Filmprojekt professionell plant, umsetzt und kontrolliert

Filme sind Projekte. Was bedeutet diese Feststellung für ein Filmprojekt in der Praxis? Was kann das Filmbusiness vom Projektbusiness lernen? In diesem Artikel findest du eine Checkliste mit sieben Schritten für die Umsetzung von Bewegtbild und Videos. Von der Planung über die Dreharbeiten bis zur Erfolgskontrolle.

Der französische Filmpionier Abel Gance (1889–1981) erklärte, die «Aufgabe eines Filmemachers besteht darin, in jedes Bild eine Sonne zu setzen». Dies allerdings kann einem Regisseur beim Film nur gelingen, wenn er auf organisatorische Unterstützung zählen kann. Darum, weil Filmemachen immer Teamarbeit ist. Und oftmals noch dazu eine logistische, betriebswirtschaftliche Herausforderung, welche sich nur mit rollender Planung erfolgreich bewältigen lässt.

Filmprojekte haben immer Prototypen-Charakter

Nicht nur Imagefilme und Produktvideos, sondern auch Web-Videos und die meisten CEO-Videos haben nahezu ohne Ausnahme einen Prototypen-Charakter. Diese Eigenschaft teilt der Auftragsfilm mit dem Spielfilm, mit Serien und Dokumentarfilmen. Weil Bewegtbild nebst dem wirtschaftlichen Aspekt immer auch eine Kommunikationsmaßnahme ist, und das Filmemachen eine künstlerische Komponente besitzt. Gerade dieser Mix macht die Filmherstellung oftmals unberechenbar.

Die Herstellung eines Films oder Videos gliedert sich üblicherweise in drei unterschiedliche Phasen:

Nun besteht die Aufgabe des Produktionsleiters mit seinem Team trotzdem darin, das reibungslose Erzählen einer Geschichte vorab zu den Dreharbeiten zu organisieren.  Da aber nahezu alle Filme, Videos und Serienfolgen nur einmal gemacht werden, gibt es beim Herstellungsprozess immer Überraschungen. Gute und weniger Gute. Diese zu bewältigen, erfordert Erfahrung … – und Geld.

Nicht wenige erfolgreiche Produzenten bezeichnen ihre wahre Funktion darum auch – so wie der verstorbene Produzent Bernd Eichinger – als »Feuerlöscher«. Dennoch gibt es Wege und Mittel, die Filmarbeit planbar und in einem kalkulierbaren Rahmen zu halten:

Filme und Videos sind ohne Ausnahme Projektarbeit

Allein einen Film als Projekt zu bezeichnen, klingt in kreativen Ohren oftmals wie eine Frühlingsgrippe. Trotzdem ist es für alle Beteiligten, auch die Regie, zwingend notwendig, sich regelmäßig zu vergegenwärtigen, was es heißt, im Projektbusiness tätig zu sein.

Denn dort, wo sich wahre Kreativität austobt, entscheiden stabile Rahmenbedingungen über den Erfolg eines Filmprojekts. Nicht mehr. Nicht weniger. Vorhaben in der Kreativwirtschaft erfordern bei der Projektplanung besondere Flexibilität. «Zelte statt Paläste» muss das Motto heißen. Szenarien statt starre, festgezurrte Denkmuster.

Kurze Reaktionszeiten und adaptive Projektsteuerung also sind gefragt. Projekt-Tools müssen mit Erfahrungswissen, Filmkompetenz und Talent kombiniert werden. Zugleich sollte am Endes des Tages das Filmbudget mehrheitlich nicht in Projektleitungsaufwand investiert werden. Sondern auf der Leinwand, dem TV-Screen oder am Smartphone ersichtlich sein. Diesen Zielkonflikt gilt es bei jeder Videoproduktion zu lösen.

Der Projektleiter, Production Manager oder die Regieassistenz steht bei der Organisation eines Filmprojekts üblicherweise gleich vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen:

Um alle erforderlichen Parameter der Filmproduktion professionell in Einklang zu bringen, empfiehlt es sich, ein Filmprojekt in sieben Schritten strukturiert zu planen und umzusetzen. Mehr Informationen dazu gibt es unter Checklisten.

7 Punkte-Checkliste für ein Filmprojekt oder Video

1. Projektanalyse

Am Anfang jedes Filmprojekts steht eine Analyse. Wenn es später im Projekt zu einem Produktionsabbruch kommt, liegt die Ursache nahezu immer in einer mangelhaften Projektanalyse.

Diese Fragen sind von der Regie, wie auch vom Produzenten, zu beantworten.

2. Projektplanung

In der Projektplanung erfolgt die Aktivitätenplanung und Ablaufplanung des Filmprojekts. Zeitschätzungen werden erstellt und in Parameter / Eckdaten eine Terminplanung für das Video überführt. Im Idealfall können Arbeitspakete gebündelt und dank Einsatz- und Kapazitätsplanung dem designierten Projektteam zugeordnet werden. Die Projektplanung erfolgt auf dieser Stufe vom Produzenten oder Projektleiter. Sie ist von den Drehvorbereitungen im engeren Sinn (Vorproduktion) abzugrenzen.

Auf Basis der Projektstruktur wird die Kostenplanung und die Projektdokumentation festgelegt. Beim Spielfilm und in größeren Videoproduktionen wird spätestens in dieser Projektstufe die Regieassistenz beigezogen.

3. Start des Filmprojekts (Vorproduktion)

Mit Abschluss der Projektplanung kann es mit der Vorproduktion losgehen! Mit einem Kick-Off-Meeting wird der Projektstart initiiert und der eigentliche Arbeitsbeginn vorbereitet. Die Teammitglieder lernen sich kennen, die Vorgeschichte des Vorhabens wird erläutert. In diese Projektphase gehört auch die Einordnung des Filmprojekts beim Kunden, die Darlegung der bedeutendsten Projektmerkmale (bspw. Vertraulichkeit) und das Kommittent aller Mitwirkenden für alle maßgeblichen Regeln und Vorgänge.

4. Durchführung eines Filmprojekts (Dreharbeiten und Nachbearbeitung)

Ist das Filmprojekt richtig aufgesetzt, stehen bei der Projektdurchführung (= Dreharbeiten sowie die anschließende Bildbearbeitung und Tonbearbeitung) nur noch die Problemlösung bei ungeplanten Vorkommen im Vordergrund.

Bei aller Lösungskompetenz, die erfahrende Produktionsleiter vorweisen, darf nie vergessen gehen, dass das Lösen von Problemen immer nur Mittel zum Zweck ist. Das wichtigste Ziel von jedem Filmprojekt ist es, den Auftraggeber zufriedenzustellen. Und ein Video zu produzieren, dass als Kommunikationsmittel beim Zuschauer eine Wirkung erzeugt.

5. Projektsteuerung

So wie Eisenbahnen festgelegten Schienen folgen und trotzdem einen Lokführer benötigen, benötigen auch Filmprojekte auf ihrem Weg einen Begleiter und Leiter. Der Projektleiter – der nicht am Drehplatz anwesend sein muss – stellt interne Abstimmungsprozesse sicher. Sie oder er integriert den Kunden in alle wichtigen Fragen, ist für Standortbestimmungen zuständig und kontrolliert zusätzlich Kooperationen und Subunternehmer. Ebenso ist diese Funktion für das organisatorische und vertragliche Änderungsmanagement verantwortlich.

6. Kontrolle beim Filmprojekt

Die Projektkontrolle manifestiert sich in der Kosten- und Projektaufwandskontrolle, in der Leistungskontrolle und der Qualitätssicherung. Abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts ist das dazugehörige Berichtswesen mehr oder weniger umfangreich. Projektkontrolle ist in jedem Filmprojekt in dieser Welt nebst der Filmqualität das zweitwichtigste Thema.

7. Projektende

Am Projektende ist die Arbeit bei der Herstellung von Film und Video meist noch lange nicht an ihrem Ende angelangt. Nach erfolgtem Projektabschluss beim Auftraggeber (Projektabnahme/-Freigabe und Debriefing) stehen weitere, abschließende interne organisatorischen Aufgaben an. Begleitet werden diese von einer fachlichen Projektauswertung und einer provisorischen betriebswirtschaftlichen Endkalkulation.

Begleitet Öffentlichkeitsarbeit das Projekt, so kann sich diese erfahrungsgemäß noch weit über das Projektende hinausziehen. Auch darum ist es sinnvoll, sich zu vergegenwärtigen.

Der Faktor Mensch bei der Umsetzung von Filmprojekten und Videos

Nach fachlicher und organisatorischer Kompetenz haben immer auch menschliche und zwischenmenschliche Faktoren einen großen Einfluss auf den Projekterfolg. Nicht ohne Grund nennt sich Regisseur Markus Welter »Dompteur im Flohzirkus der liebevollen Fachidioten«.

Projektleiter müssen deshalb ungeachtet aller Theorie auch den Dreiklang aus Motivation, Führungsverhalten und Kommunikation als wichtiges Fundament jeder Projektarbeit betrachten. Wer am Kontakt mit Menschen keine Freude hat, wird nicht nur, aber ganz besonders bei einem Filmprojekt scheitern.

Fazit

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Dieser Artikel wurde erstmals publiziert am 02.02.2016