Wie man ein Filmprojekt richtig plant, umsetzt und kontrolliert

Das ABC der Projektarbeit

Ein Filmprojekt folgt bestimmten Regeln.Immer.
Ein Filmprojekt folgt bestimmten Regeln.Immer.

Filme sind Projekte. Was bedeutet diese Feststellung für ein Filmprojekt in der Praxis? Was kann das Filmbusiness vom Projektbusiness lernen?

Der französische Filmpionier Abel Gance (1889-1981) soll gesagt haben, die «Aufgabe eines Filmemachers bestehe darin, in jedes Bild eine Sonne zu setzen». Dies allerdings kann einem Regisseur nur gelingen, wenn er auf organisatorische Unterstützung zählen kann. Filmemachen ist Teamarbeit. Und oftmals ein logistischer Albtraum, der an eine Großbaustelle erinnert.

Nicht nur Imagefilme und Produktfilme, sondern auch Web-Videos und die meisten CEO Videos haben Prototypen-Charakter. Das gilt auch für die erste Folge von seriell produzierten Testimonials oder CEO-Videos. Diese Eigenschaft teilt der Auftragsfilm mit dem Spielfilm.

Nicht wenige Produzenten bezeichnen sich denn auch wie der, leider verstorbene, Produzent Bernd Eichinger als «Feuerlöscher», und sehen eine ihrer wichtigsten Aufgaben zusätzlich darin, das Erzählen einer Geschichte zu organisieren. Organisieren heißt: Projektarbeit. Und die hat ihre Tücken!

Nicht sexy, aber essenziell: Projektarbeit

Projekt! Alleine der Begriff klingt in kreativen Ohren überaus unsexy. Trotzdem ist es notwendig, sich regelmäßig zu vergegenwärtigen was es heißt, im Projektbusiness tätig zu sein. Ja, die reine Projektarbeit ist wenig glorreich. Sie soll und muss es sogar sein! Denn dort wo sich wahre Kreativität austobt werden stabile Rahmenbedingungen erfolgsrelevant. Alles andere ist unprofessionell.

Aber Achtung: Bei der Planung und Durchführung von Filmprojekten bedeutet klassisches Projektmanagement immer auch eine Verlockung, komplexe Prozesse mit noch komplexeren Planungsinstrumenten abzubilden. Gerade, wenn es um Filme geht. Und losgelöst von der Frage «wie lang muss ein Video sein?».

Kreativvorhaben erfordern auch in der Projektplanung besondere Flexibilität. «Zelte statt Paläste» muss das Motto heißen.  Kurze Reaktionszeiten und adaptive Projektsteuerung sind gefragt und damit erweitere Projekt-Tools mit Erfahrungswissen und Filmkompetenz kombiniert werden. Am Endes des Tages soll das Filmbudget schließlich nicht in Projektleitungsaufwand investiert werden, sondern auf der Leinwand, dem TV-Screen oder am Smartphone ersichtlich sein.

Was ist ein Filmprojekt?

Sehen wir die einzelnen Teile eines Filmprojekts einmal genauer an. Vorausgeschickt werden muss, dass bei theoretischen Ausführungen zum Projektgeschäft immer nur die differenzierte Umsetzung mit Bezug auf die jeweilige Aufgabenstellung ein praxistaugliches Ergebnis ergibt, ähnlich wie bei jedem Filmprojekt nicht einfach aufgrund der erläuterungsbedürftigen Filmbezeichnung automatisch Rückschlüsse auf die Projektart gezogen werden kann. (Mehr dazu im Beitrag Filmarten definieren).  Was passieren kann, wenn die Bestandteile eines Filmprojekts nicht sauber und im Voraus definiert werden, zeigt der FILMPULS-Beitrag Die Top 10 der absurdesten Auftragsfilme.

Der Projektleiter, Producer oder die Regieassistenz steht üblicherweise gleich vor einer ganzen Reihe von  Herausforderungen:

  • Er weiß, wann das Filmprojekt abgeschlossen werden sein muss.
  • Er kennt das Budget und weiß, wie viel Geld ihm dazu zur Verfügung steht.
  • Und er kennt die Qualitätsvorgaben und Ziele.

Um alle diese Parameter durchdacht in Einklang zu bringen, empfiehlt es sich, ein Filmprojekt anhand einer Checkliste in sieben Schritten strukturiert abzuarbeiten. Ungeachtet davon, ob das Filmvorhaben eine weltweite Wirkung anstrebt oder nur für einen kleinen Markt wie die Schweiz geplant ist.

1. Projektanalyse

Am Anfang jedes Filmprojekts steht die Analyse der Aufgabenstellung. Ist der Leistungsumfang unmissverständlich definiert? Wurde das Projektziel klar formuliert? Ist das Projekt bei Kunden und bei der Produktionsfirma zwischen Verkauf und Besteller abgestimmt?  Werden die Projektrisiken beim Namen genannt? Diese Aufgabe ist von der Regie wie auch vom Produzenten zu lösen. Wenn es später im Projekt zu einem Produktionsabbruch kommt, liegt die Ursache fast immer in einer mangelhaften Projektanalyse.

2. Projektplanung

In der Projektplanung erfolgt die Aktivitätenplanung und Ablaufplanung. Zeitschätzungen sind zu erstellen und eine Terminplanung zu überführen. Im Idealfall können Arbeitspakete gebündelt und dank Einsatz- und Kapazitätsplanung dem designierten Projektteam zugeordnet werden. Auf Basis der Projektstruktur wird die Kostenplanung und die Projektdokumentation festgelegt. Im Film wird spätestens in dieser Projektstufe die Regieassistenz beigezogen und für die nächsten Schritte verpflichtet.

3. Projektstart

Nun endlich kann es losgehen! Mit einem Kick-Off-Meeting wird der Projektstart initiiert und der eigentliche Arbeitsbeginn vorbereitet. Die Teammitglieder lernen sich kennen, die Vorgeschichte des Vorhabens wird erläutert. In diese Projektphase gehört auch die  Einordnung des Filmprojekts beim Kunden, die Darlegung der bedeutendsten Projektmerkmale (bspw. Vertraulichkeit) und das Kommittent aller Mitwirkenden für alle maßgeblichen Regeln und Vorgänge.

4. Projektdurchführung

Ist das Filmprojekt richtig aufgesetzt, stehen bei der Projektführung nur noch die Problemlösung im Vordergrund. Trotz aller Lösungskompetenz darf dabei nie vergessen gehen, dass das Lösen von Problemen immer nur Mittel zum Zweck ist. Einziger Zweck von jedem Filmprojekt ist es, den Auftraggeber zufriedenzustellen!

5. Projektsteuerung

So wie Eisenbahnen festgelegten Schienen folgen und trotzdem einen Lokführer benötigen, brauchen auch Filmprojekte auf ihrem Weg einen Begleiter und Leiter. Der Projektleiter stellt in dieser Phase interne Abstimmungsprozesse sicher. Er integriert den Kunden in alle wichtigen Fragen, ist für Standortbestimmungen zuständig und kontrolliert zusätzlich Kooperationen und  Subunternehmer. Ebenso ist er für das Änderungsmanagement verantwortlich.

6. Projektkontrolle

Die Projektkontrolle manifestiert sich in der Kosten- und  Projektaufwandskontrolle, in der Leistungskontrolle und der Qualitätssicherung. Abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts ist das dazugehörige Berichtswesen mehr oder weniger umfangreich. Projektkontrolle muss in jedem Filmprojekt in dieser Welt ein Thema sein.

7. Projektende

Am Projektende ist das Filmprojekt meist noch lange nicht am Ende. Nach erfolgtem Projektabschluss beim Auftraggeber (Projektabnahme / -Freigabe und Debriefing) stehen abschließende interne organisatorischen Aufgaben an. Begleitet werden diese von einer fachlichen Projektauswertung und einer provisorischen betriebswirtschaftlichen Endkalkulation. Begleitet Öffentlichkeitsarbeit das Projekt, so kann sich diese erfahrungsgemäß noch weit über das Projektende hinausziehen. Auch darum ist es sinnvoll, sich zu vergegenwärtigen.


Nach fachlicher und organisatorischer Kompetenz haben immer auch menschliche und zwischenmenschliche Faktoren einen großen Einfluss auf den Projekterfolg. Nicht ohne Grund nennt sich Regisseur Markus Welter »Dompteur im Flohzirkus der liebevollen Fachidioten«.

Projektleiter sollten  deshalb ungeachtet aller Theorie auch Motivation, Führungsverhalten und Kommunikation als wichtiges Fundament jeder Projektarbeit betrachten. Wer am Kontakt mit Menschen keine Freude hat, wird sich in der Branche ansonsten schwertun.


Im Interesse der Lesbarkeit wurden in diesem Artikel die Berufsbezeichnungen soweit sinnvoll und möglich auf die männliche Form reduziert. Gemeint sind immer Frauen und Männer | © Grafik und Artikel Filmpuls

Philippa von Wittgenstein
Wer ist Philippa von Wittgenstein? 6 Artikel
Philippa von Wittgenstein ist Produktionsleiterin und Producerin für Film und Fernsehen.

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