Das Pre-Production-Meeting ist vieles: Startschuss für die letzten Drehvorbereitungen. Prüfpunkt, ob sich Regisseur, Auftraggeber, Werbeagentur und Filmproduktion über alle wesentlichen Punkte der Umsetzung des anstehenden Werbespots oder Imagefilms einig sind. Leistungsausweis für die Kompetenz einer Werbefilmproduktion. Hier findest du dazu eine Checkliste als Leitfaden mit allen wichtigen Punkten zum PPM.
Jeder Werbefilm und jede Videoproduktion kennt besonders intensive Punkte. Dazu zählen der Moment, wenn du erfährst, dass deine Produktionsfirma sich in einem Pitch für einen Werbespot gegen Konkurrenten hat durchsetzen können. Drehstart und Drehende. Aber auch: Das Pre-Production-Meeting (abgekürzt PPM). Denn hier zeigt sich vor aller Augen, ob verstanden wurde, Kreation und Produktion, Vision und Logistik mit einem Budget und einem Terminplan erfolgreich zu verbinden!
Checkliste für ein Pre-Production-Meeting (PPM)
Bitte beachte, dass jeder Werbespot und jeder Imagefilm seine Besonderheiten hat. Es kann darum sein, dass du diese Checkliste anpassen, ergänzen oder einzelne Punkte darauf bei deinem Pre-Production-Meeting nicht berücksichtigen musst.
Leitfaden Vorbereitung für Regisseur:
| No. | PPM: Checkliste für Regie | |
|---|---|---|
| 1 | Shooting Board erstellt, entspricht der Realität (Regisseur führt Kunde am PPM durch die Shots) | ✔ |
| 2 | Casting: Favoriten ausgewählt, auf Video zur Präsentation vorbereitet | ✔ |
| 3 | Wenn der Kunde die Favoriten für die Rollen nicht mag, Plan B vorbereitet | ✔ |
| 4 | Location für das PPM bebildert und als Booklet vorbereitet und begründbar | ✔ |
| 5 | Falls Locations nicht auf Gegenliebe stoßen: Alternativen vorhanden | ✔ |
| 6 | Erläuterungen zu Special Effects, Montage und Nachbearbeitung | ✔ |
| 7 | Anmerkungen zu Sound und Musik für Pre-Production-Meeting vorbereitet | ✔ |
| 8 | Ergänzende Informationen zu Dekor, Kostümen und wichtigen Requisiten | ✔ |
Checkliste für Regie bei Werbespot oder Imagefilm
Prüfpunkte für die Produktionsfirma, Producer und Produktionsleitung:
| No. | Checkliste Pre-Production-Meeting für Produktionsfirma | Status |
|---|---|---|
| 1.1 | Die richtigen Ansprechpartner bei Kunde und Agentur eingeladen | ✔ |
| 1.2 | Alle Schlüsselpersonen der Filmproduktion für das PPM verfügbar | ✔ |
| 1.3 | Unterlagen (Dossier, Booklet) für Pre-Production-Meeting erstellt | ✔ |
| 1.4 | Besprechungspunkte vorab intern besprochen, heikle Themen benannt | ✔ |
| 1.5 | Festgelegt, wo das Zusammentreffen stattfindet (inkl. erforderliche Infrastruktur) | ✔ |
| 1.6 | Vorab besprochen, wer durch das Pre-Production-Meeting führt (Regie? Producer?) | ✔ |
| 2.1 | Geklärt, wer Notizen und Protokoll erstellt | ✔ |
| 2.2 | Sichergestellt, dass alle Darsteller und Extras am Drehtermin verfügbar sind | ✔ |
| 2.3 | Zusicherung, dass alle Drehorte vorab abgeklärt sind und zur Verfügung stehen | ✔ |
| 2.4 | Allen Darsteller, Statisten und Drehorte dokumentiert? Videoclips oder Fotos vorhanden | ✔ |
| 2.5 | Fotos von Kostümen (idealerweise von Darstellern getragen) aufbereitet | ✔ |
| 2.6 | Wichtige Requisiten (Innen und Außen) zusammengestellt als Fotoliste | ✔ |
| 2.7 | Informationen zu Dekor (Pläne, Illustrationen) vorhanden | ✔ |
| 3.1 | Wichtige logistische Anmerkungen (wie Wetter, Sicherheit etc.) | ✔ |
| 3.2 | Shotlist und Drehplan erstellt und bereit für Präsentation | ✔ |
| 3.3 | Schlüsseldaten und Meilensteine für die nächsten Schritte | ✔ |
| 3.4 | Erklärungen zu Bildbearbeitungen (wenn relevant für Dreharbeiten) | ✔ |
| 3.5 | Erläuterungen von Special Effects, VFX, Digital Effects (Greenscreen o. ä.) | ✔ |
| 3.6 | Wenn Off-Kommentar: Sprechercasting mit Audio zur Präsentation bereit | ✔ |
| 3.7 | Logos, grafische Elemente, Bauchbinden etc. können präsentiert werden | ✔ |
| 3.8 | Musikbeispiele (oder Sound Design, wenn wichtig für Verständnis) | ✔ |
| 3.9 | Muss der Kunde Produkte zum Dreh zur Verfügung stellen? Welche? | ✔ |
| 3.10 | Anlieferung/Rückgabe von Dingen, die der Kunde liefern muss, klären | ✔ |
| 3.11 | Check: ist der Produktionsvertrag unterschrieben? | ✔ |
| 3.11 | Abklären: sind die fälligen Anzahlungen fristgerecht erfolgt? | ✔ |
| 4.1 | Müssen Anreise/Unterkünfte für Kunde mitorganisiert werden | ✔ |
| 4.2 | Anmerkungen zu Versicherungen (falls Stunts vorgesehen o. ä.) | ✔ |
| 4.3 | Hinweis auf besonders rechtliche Aspekte (falls erforderlich) | ✔ |
| 6.1 | Liste erstellt, was alles mit dem Werbefilm geliefert werden soll | ✔ |
| 6.2 | Am Ende des Pre-Production-Meetings Kunde fragen: fehlt was aus Sicht Kunde | ✔ |
Checkliste für Produktionsfirma bei Werbefilm oder Imagefilm
Wer sollte am Pre-Production-Meeting (PPM) teilnehmen?
Der Kreis der Teilnehmer an einem PPM setzt sich bei einem Werbefilm oder einem Imagefilm auf Seite der Filmproduktion aus allen Personen zusammen, die für das Gelingen eines Werbespots eine entscheidende Mitverantwortung tragen.
Das sind in der Regel: Regisseur, Kameramann, Produzent und Produktionsleiter, Regieassistenz (wenn verpflichtet). Abhängig von der Art des Werbefilms, ist auch die Anwesenheit weiterer Schlüsselpersonen der Produktion sinnvoll: Post Production Supervisor (für Special Effects), Kostüm- und Maskenbild, Komponist oder Dekorbauer.
Allerdings gehören auf Kundenseite alle wichtigen Entscheider an den Tisch! Dies zusammen mit der Werbeagentur, welche deinen Kunden begleitet. Die Agentur ist das Bindeglied zwischen Auftraggeber und Werbefilmproduktion. Zugleich hat sie normalerweise die Filmidee entwickelt und bis auf Stufe Storyboard erfolgreich mit dem Kunden verabschiedet.
Gibt es einen idealen Zeitpunkt für die Abstimmung?
Wer in der Filmbranche und bei Videoproduktionen beim Auftragsfilm von einem PPM spricht, meint damit das Pre-Production-Meeting.
Dieses wird in der Regel 2 bis 3 Tage vor dem Drehstart angesetzt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Vorproduktion genügend weit fortgeschritten, dass alle Details auf Seite der Produktion geklärt sind und Agentur und Kunde präsentiert werden können. Umkehrt bleibt mit 48 bis 72 Stunden Vorlauf zu den Dreharbeiten noch (etwas) Raum, auf Wünsche des Auftraggebers einzugehen und, wo erforderlich, Korrekturen vorzunehmen.
Vorab zu jedem PPM erfolgen diverse Vorabstimmungen zwischen Regie und Creative Director, Produktionsleitung und Agency Producer und weiteren Schlüsselfunktionen bei allen Beteiligten. Nur so ist es möglich, ein Maß an Übereinstimmung zu erzielen, das ein professionelles Pre-Production-Meeting auszeichnet.
Rechtliche / vertragliche Folgen
Basis jeder Auftragsproduktion ist ein Vertrag – meist ist es ein Werkvertrag. Dennoch liegt es in der Natur der Sache, dass bei der Auftragsverteilung nie alle Details geregelt und entschieden werden können. Ungeachtet, wie detailliert eine Kalkulation ist – wesentliche Elemente eines Werbespots konkretisieren sich immer erst Tage oder Wochen nach dem Beginn der Auftragserteilung.
Das PPM ist ein rechtsrelevanter Meilenstein der Filmproduktion! Hier muss und kann nochmals – und letztmals – Einfluss auf die Art und Weise genommen werden, wie der Werbespot umgesetzt wird. Was nachher geändert oder umgestoßen wird, zieht für den Auftraggeber zwingend Zusatzkosten mit sich.
Umgekehrt steht die Produktionsfirma nach dem Pre-Production-Meeting juristisch in der Pflicht, all das zu liefern, was sie zu diesem Zeitpunkt am PPM versprochen hat. Ist dies nicht der Fall, kann die Agentur dem Kunden die Verweigerung der Abnahme des Videos empfehlen.
Damit Rechte und Pflichten aus einem PPM verbindlich sind, ist diese Art Besprechung im Produktionsvertrag aufzuführen. Je unmissverständlicher die Regeln vorab gemeinsam definiert werden, desto geringer das Potenzial für Missverständnisse.
Das Beschlussprotokoll zum PPM
Weil die Beschlüsse aus einem Pre-Production-Meeting für alle Beteiligten verbindlich sind, müssen diese zwingend protokolliert werden. Dazu reicht ein Stichwort- oder Beschlussprotokoll. Damit dieses Dokument Rechtskraft erlangt, muss es an alle Beteiligten verteilt und von Kunde und Agentur akzeptiert werden.
Ausblick
Die Abläufe der Vorproduktion (Preproduction) ändern sich in Zukunft radikal. Geschuldet ist dies der virtuellen Filmproduktion. Weil sich hier der Schwerpunkt der Dreharbeiten in speziell dafür ausgerüstete Filmstudios verlagert, gestalten sich auch die Vorbereitungsarbeiten für die Dreharbeiten komplett anders.
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Dieser Artikel wurde erstmals publiziert am 06.10.2020
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