Checkliste für das perfekte Pre-Production-Meeting (PPM) beim Werbefilm und Imagefilm

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Dreharbeiten "The Black Swan" (2010) von Darren Aronofsky, mit Natalie Portman | © shotonwhat.com

Das Pre-Production-Meeting ist vieles: Startschuss für die letzten Drehvorbereitungen. Prüfpunkt, ob sich Regisseur, Auftraggeber, Werbeagentur und Filmproduktion über alle wesentlichen Punkte der Umsetzung des anstehenden Werbespots oder Imagefilms einig sind. Leistungsausweis für die Kompetenz einer Werbefilmproduktion. Hier findest du dazu eine Checkliste als Leitfaden mit allen wichtigen Punkten zum PPM.

Jeder Werbefilm und jede Videoproduktion kennt besonders intensive Punkte. Dazu zählen der Moment, wenn du erfährst, dass deine Produktionsfirma sich in einem Pitch für einen Werbespot gegen Konkurrenten hat durchsetzen können. Drehstart und Drehende. Aber auch: Das Pre-Production-Meeting (abgekürzt PPM). Denn hier zeigt sich vor aller Augen, ob verstanden wurde, Kreation und Produktion, Vision und Logistik mit einem Budget und einem Terminplan erfolgreich zu verbinden!

Checkliste für ein Pre-Production-Meeting (PPM)

Bitte beachte, dass jeder Werbespot und jeder Imagefilm seine Besonderheiten hat. Es kann darum sein, dass du diese Checkliste anpassen, ergänzen oder einzelne Punkte darauf bei deinem Pre-Production-Meeting nicht berücksichtigen musst.

Leitfaden Vorbereitung für Regisseur:

No.PPM: Checkliste für Regie
1Shooting Board erstellt, entspricht der Realität (Regisseur für am PPM durch die Shots)
2Casting: Favoriten ausgewählt, auf Video zur Präsentation vorbereitet
3Wenn der Kunde die Favoriten für die Rollen nicht mag, Plan B vorbereitet
4Location für das PPM bebildert und als Booklet vorbereitet und begründbar
5Falls Locations nicht auf Gegenliebe stoßen: Alternativen vorhanden
6Erläuterungen zu Special Effects, Montage und Nachbearbeitung
7Anmerkungen zu Sound und Musik für Pre-Production-Meeting vorbereitet
8Ergänzende Informationen zu Dekor, Kostümen und wichtigen Requisiten

Checkliste für Regie bei Werbespot oder Imagefilm

Checkpunkte für die Produktionsfirma, Producer und Produktionsleitung:

No.Checkliste Pre-Production-Meeting für ProduktionsfirmaStatus
1.1Die richtigen Ansprechpartner auf Seite Kunde und Agentur eingeladen
1.2Alle Schlüsselpersonen der Filmproduktion für das PPM verfügbar
1.3Unterlagen (Dossier, Booklet) für Pre-Production-Meeting erstellt
1.4Besprechungspunkte vorab intern besprochen, heikle Themen benannt
1.5Festgelegt, wo das Zusammentreffen stattfindet (inkl. erforderliche Infrastruktur)
1.6Vorab besprochen, wer durch das Pre-Production-Meeting führt (Regie? Producer?)
2.1Geklärt, wer Notizen und Protokoll erstellt
2.2Sichergestellt, dass alle Darsteller und Extras am Drehtermin verfügbar sind
2.3Zusicherung, dass alle Drehorte vorab abgeklärt sind und zur Verfügung stehen
2.4Von allen Darstellern, Extras und Locations Videoclips oder Fotos vorhanden
2.5Fotos von Kostümen (idealerweise von Darstellern getragen) aufbereitet
2.6Wichtige Requisiten (Innen und Außen) zusammengestellt als Fotoliste
2.7Informationen zu Dekor (Pläne, Illustrationen) vorhanden
3.1Wichtige logistische Anmerkungen (wie Wetter, Sicherheit, etc.)
3.2Shotlist und Drehplan erstellt und bereit für Präsentation
3.3Schlüsseldaten und Meilensteine für die nächsten Schritte
3.4Erklärungen zu Bildbearbeitungen (wenn relevant für Dreharbeiten)
3.5Erläuterungen von Special Effects, VFX, Digital Effects (Green Screen o.ä.)
3.6Wenn Off-Kommentar: Sprechercasting mit Audio zur Präsentation bereit
3.7Logos, grafische Elemente, Bauchbinden, etc. können präsentiert werden
3.8Musikbeispiele (oder Sound Design, wenn wichtig für Verständnis)
3.9Muss der Kunde Produkte zum Dreh zur Verfügung stellen? Welche?
3.10Anlieferung/Rückgabe von Dingen, die der Kunde liefern muss, klären
3.11Check: ist der Produktionsvertrag unterschrieben?
3.11Abklären: sind die fälligen Anzahlungen fristgerecht erfolgt?
4.1Müssen Anreise/Unterkünfte für Kunde mitorganisiert werden
4.2Anmerkungen zu Versicherungen (falls Stunts vorgesehen o.ä.)
4.3Hinweis auf besonders rechtliche Aspekte (falls erforderlich)
6.1Liste erstellt, was alles mit dem Werbefilm geliefert werden soll
6.2Am Ende des Pre-Production-Meetings Kunde fragen: fehlt was aus Sicht Kunde

Checkliste für Produktionsfirma bei Werbefilm oder Imagefilm

Wer sollte am Pre-Production-Meeting (PPM) teilnehmen?

Der Kreis der Teilnehmer an einem PPM setzt sich bei einem Werbefilm oder einem Imagefilm auf Seite der Filmproduktion aus allen Personen zusammen, die für das Gelingen eines Werbespots eine entscheidende Mitverantwortung tragen.

Das sind in der Regel: Regisseur, Kameramann, Produzent und Produktionsleiter, Regieassistenz (wenn verpflichtet). Abhängig von der Art des Werbefilms, ist auch die Anwesenheit weiterer Schlüsselpersonen der Produktion sinnvoll: Post Production Supervisor (für Special Effects), Kostüm- und Maskenbild, Komponist oder Dekorbauer.

Auf der anderen Seite gehören auf Kundenseite alle wichtigen Entscheider an den Tisch! Dies zusammen mit der Werbeagentur, welche deinen Kunden begleitet. Die Agentur ist das Bindeglied zwischen Auftraggeber und Werbefilmproduktion. Zugleich hat sie normalerweise die Filmidee entwickelt und bis auf Stufe Storyboard erfolgreich mit dem Kunden verabschiedet.

Gibt es einen idealen Zeitpunkt für die Abstimmung?

Wer in der Filmbranche und bei Videoproduktionen beim Auftragsfilm von einem PPM spricht, meint damit das Pre-Production-Meeting.

Dieses wird in der Regel 2 bis 3 Tage vor dem Drehstart angesetzt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Vorproduktion genügend weit fortgeschritten, dass alle Details auf Seite der Produktion geklärt sind und Agentur und Kunde präsentiert werden können. Umkehrt bleibt mit 48 bis 72 Stunden Vorlauf zu den Dreharbeiten noch (etwas) Raum, auf Wünsche des Auftraggebers einzugehen und wo erforderlich, Korrekturen vorzunehmen.

Vorab zu jedem PPM erfolgen diverse Vorabstimmungen zwischen Regie und Creative Director, Produktionsleitung und Agency Producer und weiteren Schlüsselfunktionen bei allen Beteiligten. Nur so ist es möglich, ein Maß an Übereinstimmung zu erzielen, das ein professionelles Pre-Production-Meeting auszeichnet.

Auftragsrechtliche / vertragliche Folgen

Basis jeder Auftragsproduktion ist ein Vertrag. Dennoch liegt es in der Natur der Sache, dass bei der Auftragsverteilung nie alle Details geregelt und entschieden werden können. Ungeachtet, wie detailliert eine Kalkulation ist – wesentliche Elemente eines Werbespots konkretisieren sich immer erst Tage oder Wochen nach dem Beginn der Auftragserteilung.

Das PPM ist ein rechtsrelevanter Meilenstein der Filmproduktion! Hier muss und kann nochmals – und letztmals – Einfluss auf die Art und Weise genommen werden, wie der Werbespot umgesetzt wird. Was nachher geändert oder umgestoßen wird, zieht für den Auftraggeber zwingend Zusatzkosten mit sich.

Umgekehrt steht die Produktionsfirma nach dem Pre-Production-Meeting juristisch in der Pflicht, all das zu liefern, was sie zu diesem Zeitpunkt am PPM versprochen hat. Ist  dies nicht der Fall, kann die Agentur dem Kunden die Verweigerung der Abnahme des Videos empfehlen.

Damit Rechte und Pflichten aus einem PPM verbindlich sind, ist diese Art Besprechung im Produktionsvertrag aufzuführen. Je unmissverständlicher die Regeln vorab gemeinsam definiert werden, desto geringer das Potenzial für Missverständnisse.

Das Beschlussprotokoll zum PPM

Weil die Beschlüsse aus einem Pre-Production-Meeting für alle Beteiligten verbindlich sind, müssen diese zwingend protokolliert werden. Dazu reicht ein Stichwort- oder Beschlussprotokoll. Damit dieses Rechtskraft erlangt, muss es an alle Beteiligten verteilt und von Kunde und Agentur akzeptiert werden.

Carlo P. Olsson
Über Carlo P. Olsson 67 Artikel
Carlo P. Olsson begleitet die Herstellung von Filmen, Videos und TV-Serien im Auftrag von Unternehmen, Agenturen und Produktionsfirmen. In seiner Freizeit spielt er Eishockey und beschäftigt sich mit barocker Klangdramatik.

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