Alternativen zur klassischen Auftragsvergabe im Film- und Videogeschäft

Alternativen zum klassischen Pitch
Alternativen zum klassischen Pitch

Die Evaluation einer Video- oder Filmproduktion vor der Auftragsvergabe erfolgt meist über eine Offertanfrage durch den Auftraggeber. Es gibt aber auch prüfenswerte Alternativen zur klassischen Auftragsvergabe mittels Pitch im Film- und Videogeschäft.

Die klassische Anfrage für eine Offerte bietet für die nachfragende Partei auf den ersten Blick viele Vorteile. Man glaubt zu sehen, was man bekommt und wie teuer das Angebot einem zu stehen kommt. Meist ist die Erstanfrage verbunden mit der Bitte, gleich auch ein Kreativkonzept beizufügen.

Wer schon Erfahrung aus der Kreation und Produktion von Videos besitzt, weiß aber, dass dies nur begrenzt stimmt. Jeder Film, und sei er noch so kurz, ist ein maßgeschneiderter Schuh. Jedes Video ist anders. Bevor man seine Unterschrift unter den Vertrag setzen kann, gibt es viele Punkte sorgfältig zu klären.

„Copy-Paste“ lässt sich im Umgang mit Bewegtbild nur sehr beschränkt anwenden. An diesem Unverständnis scheitert der Einkauf (neudeutsch: das Procurement) von Weltkonzernen ebenso wie viele mittelständische Unternehmen, die einen Anbieter für ihr erstes Imagevideo suchen.

Denn Tatsache ist: Bewegtbild lässt sich als Kreativleistung, anders als Klopapier, kaum standardisiert einkaufen.

Die klassische Auftragsvergabe

Ein Videokonzept zu erarbeiten und seriös zu budgetieren ist aufwändig.

  • Erstens bedingt durch den Prototypen-Charakter, den fast jedes Video hat.
  • Zweitens, weil die Mehrzahl der Briefings oftmals viele Lücken offen lassen. Sei es aus Unwissenheit. Oder weil der Besteller die Unklarheiten an den Lieferanten delegieren möchte. „Die sind schließlich die Fachexperten“, mag sich manch einer beim Verfassen eines Briefings denken.

Die Videoproduktion muss bei einer Auftragsanfrage in der Regel zwei Entscheide fällen:

  1. Sie überlegt sich, welche Wahrscheinlichkeit besteht, den Filmauftrag zu bekommen.
  2. Zugleich zieht sie in Betracht, ob sie es sich überhaupt leisten kann, nicht um den Auftrag zu kämpfen.

Aus den Folgen erwachsen für alle Beteiligten bei einem Pitch nicht zu vernachlässigende Risiken.

So hart es ist: Nur eine Minderheit der Filmproduktionen hat die Kosten für die Neukundengewinnung im Griff. Auch der wachsende Markt der Schmalspurfilmer heizt den totgeschwiegenen, aber knüppelharten Überlebenskampf für Auftragsproduktionen weiter an.

Der Nachfrager bekommt möglicherweise ein Angebot mit einen „Kampfpreis“ basierend auf einem Konzept, dass mehr dem Wunschdenken als dem Budget entspricht.

Machen wir uns nichts vor! Ungeachtet wie solide die auf den Pitchgewinn folgende, vertragliche Regelung ist: Entweder wird später der Preis nachgebessert. Oder aber das Konzept abgespeckt, oder die Qualität leidet.

Die Videoproduktion hingegen läuft Gefahr, sich finanziell auszubluten, nur um weiterhin im Geschäft zu bleiben. Denn anders als im klassischen Agenturgeschäft, wo es üblich ist, Pitches abzugelten, wird von Filmproduktionen erwartet, dass sie Aufwand für den Kampf um die Auftragsvergabe als unentgeltliche Vorleistung betrachten.

Alternativen zum klassischen Pitch

Bewährt als Alternative zum unbezahlten Pitch haben sich in der Praxis vier unterschiedliche Ansätze. Sie alle haben den Vorteil, dass

  • sich Ressourcen und der Aufwand bei der Auftragsvergabe für alle Beteiligten in einem unternehmerisch vertretbaren Rahmen bewegt,
  • die Definition der Aufgabenstellung auf Augenhöhe und zielgerichteter erfolgt, und
  • damit eine bessere Basis für eine Zusammenarbeit gelegt wird, als mit einem unbezahlten Pitch.

Der Weg zu einem Film ist immer eine gemeinsame Reise von Auftraggeber und Auftragnehmer. Nur so entstehen Videos, die überzeugen und Wirkung erzeugen. Die nachfolgend aufgeführten Vorschläge tragen auch diesem Umstand Rechnung.

Die nachfolgend aufgeführten alternativen Formen kann man auch kombinieren oder modular als stufenweise Qualifikationsphasen gestalten.

Alternative zum klassischen Pitch: Fragenkatalog

Fragenkatalog

Der potenzielle Partner für eine Zusammenarbeit bekommt vom Auftraggeber vorab eine Reihe von Fragen gestellt, die er bei einer persönlichen Präsentation beantwortet. Mögliche Fragestellungen können sein:

Was unterscheidet die Produktionsfirma von anderen Marktteilnehmern? Auf welche Projekte ist man besonders stolz? Warum? Welche Videos, die in den letzten zwei Jahren produziert wurden, entsprechen nicht den eigenen Erwartungen (oder den des Kunden)? Warum? Was hat die Firma daraus für Schlüsse gezogen? Welche Kunden sind der Produktionsfirma treu, welche arbeiten heute mit Konkurrenten? Warum ist dem so? Wenn die Firma sich mit drei Songs beschreiben müsste, welche sind das?

Der Vorteil dieser Form im Vergleich zum klassischen Pitch liegt einerseits in der kurzen Evaluationszeit. Die Präsentation ist kurz, mit einem Austausch verbunden und ebenso bereits maßgeschneidert. Sie liefert dem Auftraggeber, kluge Fragen vorausgesetzt, wichtige Indikatoren für Transparenz und Reflexionsfähigkeit.

Fachliche Fragen lassen sich andererseits ebenso stellen. Dabei gilt es aber zu bedenken, ob eine Filmproduktionsfirma, deren fachliche Fähigkeiten nicht von vorherein zweifelsfrei feststehen, überhaupt ins Rennen um eine Auftragsvergabe einbezogen wird. Auch sind Pitches keine Gratis-Weiterbildungsveranstaltung.

Fallbeispiel zur Evaluation der Filmproduktionsfirma

Fallbeispiel

Videoproduktionen präsentieren ein Fallbeispiel. Idealerweise mit der Vorgabe, dass das präsentierte Projekt eine vergleichbare Aufgabenstellung erfolgreich gelöst hat.

Die Präsentation umfasst die Abläufe von Prozessen, erklärt die Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und deren Beiträge zum Gelingen. Die Analyse zeigt auf, was gut gelaufen ist, was vielleicht nicht ganz ideal und was getan wird, damit die Repetition positiver Faktoren und die Minimierung negativer Erfahrungen gesichert ist.

Dies Art der Präsentation erlaubt auf einfachem Weg wichtige Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen einer Filmproduktion. Mit überblickbarem Aufwand ist für die Evaluation ein Urteil über Kreativität, Projektabwicklungskompetenz, Methodik und Lernfähigkeit des späteren Partners möglich.

Nicht unüblich ist es, die angefragte Produktionsfirma keine eigene Arbeitsprobe, sondern ein Arbeitsbeispiel des Auftraggebers analysieren und präsentieren zu lassen. Damit wird die Präsentation ein praxisnaher Fachtest, der viele Hinweise zum Marktverständnis einer Videoproduktion gibt.

Ein weiterer Vorteil: viele spezialisierten Videoanbieter im Bereich Corporate Communications dürfen aus vertraglichen Gründen nicht über ihre Kunden und noch weniger Details der jeweiligen Videos sprechen. Anders der Auftraggeber. Hier genügt eine einfache Schweigevereinbarung.

Wahl des Lieferanten: Modell Diskussion

Roundtable

Wo kreative und fachliche Kompetenzen nicht in Frage stehen und budgettechnisch mit Reverse Budgeting gearbeitet wird, ist ein Roundtable (Austausch mit einer Diskussion) die perfekte Lösung und Alternative zum Pitch. Dabei stehen Fragen im Vordergrund, die auf die Art der Zusammenarbeit fokussieren. Sie tragen dem Trend zur gemeinsamen, engen Kooperation und Co-Kreation Rechnung und zeigen, wie gut die Teams von beiden Seiten harmonieren.

Im Zentrum der Diskussion stehen dabei oftmals auch die Talente der Beteiligten und die Unternehmenskulturen. Darum treffen sich bei dieser Art der Evaluation vielfach auch die Teams, die bei einer Auftragsvergabe später zusammenarbeiten sollen. Denn schließlich entscheidet die Chemie zwischen den Beteiligten später über den Projekterfolg mit.

Bedingt durch die im Vordergrund stehenden sozialen Aspekte, findet ein solches Meeting vielfach in zwei Teilen statt: zuerst das Business in den Büroräumlichkeiten, später ein anschließender, weniger formeller Lunch.

Workshop zur Evaluation des Videopartners

Workshop

Auch der Workshop durchläuft meist mehrere Phasen. Er ist für alle Beteiligten weit anspruchsvoller als Fragekataloge, Fallbeispiele und Diskussionen. Denn der Name täuscht und klingt weit harmloser, als der Zweck dahinter.

Der Workshop ist ein Assessment, das sowohl Fachwissen wie soziokulturelle Werte einschließt. Aber auch er erfordert von den Beteiligten keine tagelangen Vorbereitungen, sondern nur Kompetenz und hohe Konzentration während eines Nachmittags.

In der Regel stellt der Auftraggeber beim Workshop eine klar definierte Aufgabe. Dies aber erst zu Beginn des Workshops. Damit erlebt der Kunden den potenziellen Lieferanten direkt bei der Arbeit. Dies ungeachtet, ob die Schwerpunkte auf Kreativität oder Strategien liegen.

Üblich ist ein Zeitrahmen von zwei bis drei Stunden. Nachher präsentiert und erläutert die Produktionsfirma ihre Lösungsansätze und diskutiert diese mit dem Auftraggeber. Hinweise auf Chancen und Schwierigkeiten bei den Aufgabenstellungen kommen dabei ebenso zur Sprache wie Budget und Zeitrahmen.

Auf Wunsch des Auftraggebers können die Rollen auch mehr Verantwortung für den potenziellen Lieferanten vorsehen:

Der Auftraggeber präsentiert sein Problem, die Produktionsfirma setzt darauf basierend den Workshop (gemeinsam mit dem Auftraggeber) durch. Anschließend erstellen beide Parteien ein Management Summary, das die jeweiligen Erkenntnisse zusammenfasst und als Entscheidungsgrundlage für eine mögliche, später Beauftragung dient.

Will der Auftraggeber die im Rahmen des Workshops erarbeiteten Lösungen nutzen, ist vorab eine klare Regelung zu treffen. Denkbar ist, dass man im Falle einer Zusammenarbeit die Rechte im Rahmen des Gesamtauftrags an den Kunden überträgt.

Möglich ist aber auch, dass die Arbeiten (sollte es nicht zu einer Zusammenarbeit kommen) separat abzugelten sind damit an den Auftraggeber übergehen.

Fazit

Die Evaluation eines Produktionspartners für einen Imagefilm oder ein Webvideo ist nicht schwarz-weiß. Die Herstellung eines Videos oder Filmes ist am Ende nicht nur eine Frage von Talent, Erfahrung und Wissen des Partners. Sondern auch Vertrauenssache. Dies gilt es auch bei der Auswahl einer Videoproduktion zu berücksichtigen.

Die dazu notwendigen Alternativen zum klassischen Pitch bestehen. Ihre Anwendung lohnt sich für beide Seiten – Auftraggeber wie Auftragnehmer!


Im Interesse der Lesbarkeit ist im gesamten Text die männliche Form verwendet; die weibliche Form ist selbstverständlich immer miteingeschlossen. | © filmpuls online magazin logo

 

Wer ist Carlo P. Olsson? 30 Artikel
Carlo P. Olsson begleitet die Herstellung von Filmen, Videos und TV-Serien im Auftrag von Unternehmen, Agenturen und Produktionsfirmen. In seiner Freizeit spielt er Eishockey und beschäftigt sich mit barocker Klangdramatik.

Deine Erfahrungen sind gefragt!

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*