Checkliste zur Auswahl eines Dienstleisters für die Erstellung professionelle Videos

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Checkliste: Den perfekten Dienstleister für professionelle Videos finden | © Adobe Stock

Wer sich als Auftraggeber für die Erstellung professioneller Videos entscheidet, muss sich immer auch überlegen, nach welchen Kriterien die Auswahl eines Dienstleisters erfolgen sollte. Wie findet man den für seine Zwecke perfekten Auftragnehmer, der die eigenen Ziele und Botschaften in das Medium Bewegtbild übersetzt?  Und dies so, dass man sich mit dem Resultat der Zusammenarbeit als Auftraggeber erkennbar von den Mitbewerbern am Markt abhebt? Hier ist die Antwort.

Im DACH-Raum bieten aktuell über 15.000 Videoproduktionsfirmen an, für ihre Kunden professionelle Videos zu erstellen. Viele dieser Video-Dienstleister verstehen es perfekt, sich und ihre Fähigkeiten im besten Licht zu präsentieren. Das gilt für etablierte Videoproduzenten ebenso wie für Brancheneinsteiger. Darum ist es umso wichtiger, bei der Anbahnung einer Zusammenarbeit und Evaluation des perfekten Videopartners die richtigen Fragen zu stellen.

Die nachfolgende Checkliste leistet dabei wertvolle Unterstützung.

Professionelle Videos erstellen lassen: Was ist bei der Auswahl eines Dienstleisters zu beachten?

Die Auswahl eines Dienstleisters für die Produktion professioneller Videos beginnt mit einer Longlist möglicher Anbieter. Dabei sollten in dieser Liste für die Wahl im ersten Schritt nicht mehr als maximal 10 mögliche Auftragnehmer aufgeführt sein. Diese lassen sich beispielsweise anhand öffentlich zugänglicher Firmenverzeichnisse wie der kostenfrei zugänglichen Übersicht der besten Filmproduktionsfirmen mühelos finden.

In einem zweiten Schritt reduziert man die Longlist auf nicht mehr als 3 mögliche Videoanbieter. Von diesen werden nun im Rahmen einer Ausschreibung konkrete Angebote eingeholt und geprüft.

Zur Reduktion der Longlist auf die Shortlist wird nur die Ergebnisqualität („überzeugen die Videobeispiele des Dienstleisters?“) beurteilt.  Erst später, bei der Auswahl des Favoriten aus der Shortlist wird zusätzlich auch der zweite „harte Faktor“, die Prozessqualität, beurteilt und werden die weichen Faktoren („Soft Facts“) untersucht.

Die Gewichtung der Anbieter erfolgt zur Bestimmung eines Dienstleisters immer aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln:

  • Prozessqualität
  • Weiche Faktoren
  • Ergebnisqualität

Grafik: Qualitätsbestimmende Faktoren bei Wahl einer Videoproduktion zur Erstellung professioneller Videos

Die Auswahl eines Dienstleisters zur professionellen Erstellung einer Auftragsproduktion gleicht im Grundsatz – so seltsam dieser Vergleich im ersten Augenblick klingen mag – einem Paar auf Maß geschusterte Schuhe: Sie ist höchst individuell. Wie Maßschuhe, die nur auf den Fuß des Besitzers passen, spiegelt der perfekte Partner immer auch den Nachfrager und die im Zentrum der Zusammenarbeit stehende Aufgabe.

Trotzdem existieren aber einige allgemeingültige Kriterien, die es für die richtige Wahl des Videoproduzenten und zur Erstellung eines Imagefilms zu berücksichtigen gilt.

Vorbereitende Prozesse aufseiten des Auftraggebers

Input ist Output. Auch bei der Auswahl von Partnern zum Erstellen professioneller Videofilme. Wer als Unternehmen (noch) nicht weiß, was er will, kann dazu nie den perfekten Produktionspartner finden,

No.Vom auftraggebenden Unternehmen zu prüfen
1Kernbotschaft des geplanten Videos definiert
2Rolle des Bewegtbildes im Kommunikationsmix geklärt
3Budgetrahmen festgelegt
4Geklärt, ob räumliche Nähe des Partners gefordert ist
5Termine (Enddatum / Abgabedatum Video) bekannt
6Distributionskanäle (Web, soziale Medien etc.) bestimmt
7Vergleichbare Videos der Konkurrenz im Fokus
8Ziele / Wirkung (KPI) diskutiert
9Kreis der Entscheider intern festgelegt
10geklärt, ob Video das richtige Medium ist

Checkliste: Punkte, die vom Auftraggeber vorab zur Wahl des Videodienstleisters abzuarbeiten sind.

Bereitet die Klärung der vorgehenden Punkte vorab zu einer Ausschreibung Mühe, ist anstelle einer Videoproduktion der Einbezug einer Agentur ratsam!

Auswahl des Video-Dienstleisters anhand der Ergebnisqualität

Die Ergebnisqualität bezieht sich auf die Wirksamkeit eines Videos und der damit erzielten Ergebnisse. Im Kontext des Projektmanagements wird die Ergebnisqualität häufig dazu verwendet, um zu beurteilen, ob ein Projekt seine Ziele erfolgreich erreicht hat. Die Qualität der Ergebnisse kann anhand verschiedener Kriterien bewertet werden, etwa anhand von KPI (insbesondere die View Through Rate VTR) auf der firmeneigenen Website oder in den sozialen Medien.

Bei der Auswahl möglicher Dienstleister zum Erstellen professioneller Videos sind anhand von Arbeitsbeispielen die folgenden Fragen zu beantworten. Idealerweise werden bei der Wahl dazu drei oder vier Filme des Kandidaten visioniert und mit Punkten bewertet.

No.Prüfpunkte Ergebnisqualität (Hard Facts)
11Technische Standards (4K, Stereo, verständlicher Ton etc.) perfekt?
12Ist die Botschaft, welche das Video vermittelt, verständlich?
13Welche Informationen werden transportiert?
14Wird mit Emotionen gearbeitet?
15überzeugt die Art der Verbindung von Informationen und Gefühlen?
16Wie wird die Eingängigkeit der Kernbotschaft sichergestellt?
17Wie elegant wird die Hauptbotschaft übermittelt?
18arbeitet das Video mit Storytelling?
19Wie ist die Audio-Ebene gestaltet?
20begeistert der Gesamteindruck des Videos?

Checkliste zur Bewertung der Ergebnisqualität bestehender Filme

Prozessqualität bei der Produktion professioneller Videos

Die Prozessqualität dient dazu, die angestrebten Ergebnisse sicherzustellen. Ein gängiger Ansatz bei der Auswahl ist die Festlegung von Vergleichsstandards, die von einem Video erfüllt werden müssen. Diese Standards können vom Auftraggeber selbst festgelegt, von der Konkurrenz abgeleitet, oder vom Videoanbieter (oder einer Agentur) zur Auswahl vorgeschlagen werden. Zur Prozessqualität zählen auch Qualitätssicherungsmaßnahmen wie Freigaben von Videokonzept oder Videokonzept.

Bei professionellen Videos wird vom potenziellen Dienstleister um Antworten / Beispiele zu folgenden Fragen gebeten:

No.Prüfpunkte Prozessqualität (Hard Facts)
21besteht ein standardisierter Workflow / Arbeitsablauf? (Beleg)
22Wie verläuft ein Kick-Off-Meeting zur Zusammenarbeit? (Beispiel)
23Was für Prozesse sind zum Risiko-Management etabliert?
24In welchen Teilprozessen erfolgt die Zusammenarbeit?
25Was für Freigaben sind angedacht? (Auswahl möglicher Punkte)
26Wie viele Änderungsschlaufen (auf Basis Kundeninputs) sind üblich?
27Welche Intervalle zum Austausch von Informationen sind empfehlenswert?
28Welche Eskalationsstufen bestehen auf Seite Videoproduktion?
29besitzt der Videoproduzent interne Prozesse zur Qualitätssicherung
30Wie wird der Production Value sichergestellt?

Checkliste zur Bewertung der Prozessqualität bei der Erstellung professioneller Videos

Eine gute Kommunikation ist für die Zusammenarbeit beim Erstellen von Bewegtbild unerlässlich. Ohne sie werden die Partner nicht in der Lage sein, die Bedürfnisse des anderen zu verstehen oder effektiv zusammenzuarbeiten.

Weiche Faktoren: Motivation und Vertrauen

Die weichen Faktoren in der Zusammenarbeit sind die immateriellen Elemente, die zum Gesamterfolg oder Misserfolg einer Kooperation beitragen. Dazu gehören Faktoren wie Vertrauen, Kommunikation, Engagement und Beziehungen. Auch wenn diese Faktoren für die Evaluation des Produktionspartners klein oder unwichtig erscheinen, können sie einen großen Einfluss auf den Gesamterfolg einer Kooperation haben. Sie sind darum für die richtige Wahl des Anbieters professioneller Videos wichtig,

No.Evaluation der Soft Facts  (Stichworte)
31Was sagt das Bauchgefühl zum potenziellen Partner? (Begründe!)
32Ist die Motivation echt, oder nur bewandertes „Selling“?
33spricht der potenzielle Partner nicht nur über seine Stärken, sondern auch seine Schwächen?
34Ist die Videoproduktion bereit, ihre Erfahrungen mit dem Auftraggeber zu teilen?
35ist die Bereitschaft des Dienstleisters erkennbar, das eigene Wissen weiterzugeben? Oder „mauert“ dieser?
36Ist ein gemeinsames Wertegerüst erkennbar? Auch auf einer Metaebene?
37scheint es glaubhaft, mit dem Lieferanten eine Beziehung aufbauen zu können, die auch in Krisen konstruktiv bleibt?
38Soll die Zusammenarbeit als Partnerschaft verstanden werden? Oder als Einkauf eines Produkts?
39existiert die Perspektive, von gemeinsamen Erfahrungen in nachfolgenden Projekten zu profitieren?
40Was sagen Dritte über den Wunschpartner? (Referenzen als vertrauensbildende Maßnahme)

Checkliste weiche Faktoren bei Auswahl des Dienstleisters für professionelle Videos

In einer neuen Partnerschaft sind die weichen Faktoren entscheidend. Die Partner müssen nach der Wahl / dem Entscheid für eine Firma schon vorab zur Erstellung professioneller Videos einander kennenlernen und Vertrauen aufbauen. Wenn sie das nicht tun, wird die Geschäftsbeziehung wahrscheinlich scheitern.

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Carlo Olsson 92 Artikel
Carlo Olsson begleitet die Herstellung von Filmen, Videos und TV-Serien im Auftrag von Unternehmen, Agenturen und Produktionsfirmen. In seiner Freizeit spielt er Eishockey und beschäftigt sich mit barocker Klangdramatik.

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