Meilensteine und Schnittstellen für Filme und Videos erfolgreich festlegen

Dieser Artikel beschäftigt sich mit Meilensteinen bei Film und Video. Er erklärt, wie man diese als Schnittstellen definieren kann, und wie man mit dem Auftraggeber sinnvolle Ablaufmuster vereinbart.

Die Herstellung eines Videos muss möglichst effizient erfolgen. Gleichzeitig ist eine möglichst hohe Qualität zu erreichen und will der Kunde informiert sein.

Wo liegt das richtige Maß zwischen Risikomanagement und Dokumentation, zwischen Flexibilität und Planungssicherheit? Die Definition von Meilensteinen führt zur Beantwortung dieser Frage.

Meilensteine und Schnittstellen bei der Videoproduktion

Filme und Video sind keine Anzüge, die man ab Stange kauft und schon vor dem Kaufentscheid in den eigenen Händen halten kann. Sondern es sind hochkomplexe Projekte, bei denen vielerlei Faktoren einander beeinflussen und das Arbeitsergebnis mitprägen. Sie erfordern zur Steuerung des Herstellungsprozesses die Festlegung von Meilensteinen (Milestones).

Filmschaffende aus den USA pflegen das eigene Ego gerne und oft mit dem Ausspruch „Film is war!“ (auf Deutsch: „Film bedeutet Krieg“). Gemeint ist damit nicht das Teamwork, sondern die Komplexität der Projektarbeit, gekoppelt mit wirtschaftlichen und künstlerischen Erwartungen. Schnell kann es dabei zu spektakulären Kollisionen kommen.

Meilensteine als Konfliktfelder bei der Herstellung von Film und Video

Das Aufeinanderprallen gegensätzlicher Ansichten ist bei Auftragsproduktionen keine Option. Imagefilme, CEO-Videos, Testimonials und Produktfilme erfüllen eine klare Aufgabe. Sie müssen sich einer Kernaussage unterordnen. Diese Schlüsselbotschaft ist möglichst eindeutig und überzeugend, gerne auch originell, zu transportieren. Darauf sollte alle Energie aller Beteiligten gehen.

Möglich wird dies, wenn alle potenziellen Konfliktfelder bei der Videoproduktion erkannt und vorab zur Produktionsaufnahme als Meilensteine zwischen Videoproducer und Auftraggeber geregelt sind.

Checkliste mit Grundsatzfragen

Am Anfang steht die Beantwortung folgender, wichtiger drei Fragen. Die Fragen A bis C müssen vor dem Start der Produktion thematisiert werden. Ihre Beantwortung dient beim Imagefilm erstellen nicht nur als Grundlage für die Definition der Meilensteine, sondern auch als Indikator für den Grad der Professionalität des Anbieters und damit als Warnlicht für mögliche Inkompetenz.

A Risiken

Wo liegen die Projektrisiken? Wie geht man damit um? Risikovermeidung ist immer auch ein Kostenfaktor. Wo liegt der für die jeweilige Aufgabe und den konkreten Kunden optimale Grat?

Der Klassiker im Umgang mit Risiken: Man erkennt sie und benennt sie, spricht aber nicht darüber, wie die Risiken vermieden werden können. Solches gilt auch für Meilensteine.

B Dokumentation

Wie soll dokumentiert werden? Schriftlichkeit generell und die Verschriftlichung von Vorgängen und Entscheidungen konkret bedeutet für alle Beteiligten Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

Umgekehrt kann eine Flut von E-Mails, Protokollen, Gesprächsnotizen und Memos erstaunlich schnell auch dazu führen, dass diese Dokumente nicht mehr gelesen werden und bei Problemen dann schnell als Juristenfutter eine steile Karriere machen. Auch bei Meilensteinen ist das eine reale Gefahr. Weniger ist meist mehr.

Darf eine eilige Freigabe eines wichtigen Projektschrittes am Telefon unter Zeitdruck möglich sein? Wird ein solcher Entscheid nachträglich noch festgehalten? Wie erfahren die weiteren Beteiligten davon?

C Wissensgefälle

Wann ist ein Wissensgefälle zwischen der Filmproduktion und dem Auftraggeber kein Problem und wo wird es problematisch? Ein Auftraggeber beauftragt in der Regel einen Videoproducer als Spezialisten, weil dieser mehr als der Kunde kann.

Kommt Halbwissen ins Spiel, kann es schnell gefährlich werden. Was passiert und wer trägt die Verantwortung, wenn der Kunde einen Fachbegriff in einem Briefing verwendet, diesen dabei aber falsch versteht?

Meilensteine und Schnittstellen definieren

Je größer und je komplexer ein Projekt, desto höher die Anzahl der Projektmeilensteine und desto detaillierter ist die Definition von Schnittstellen bei Film und Video.

Für ein abgefilmtes Testimonial reichen drei einfache Stufen zum Abgleich mit dem Kunden, während für einen aufwendigen Imagefilm die dreifache Anzahl Entscheidungspunkte noch zu wenig ist.

Meilensteine, der Name sagt es, sind Wegmarken, die man auf dem Weg zur Zielerreichung erreicht.

Meilensteine können in der Regel auf unterschiedlichen Wegen und mit unterschiedlichen Kostenfolgen und Zeitbudget erreicht werden.

Die Folgen, was passiert, wenn ein Meilenstein verfehlt oder nicht erreicht werden kann, ist vertraglich zu regeln.

Informationen sollen sich nicht überschneiden. Darum sind Schnittstellen auch ein Check zur Kontrolle für sich deckende Informationen zu einem gewissen Zeitpunkt im Projektablauf. Dabei wird in regelmäßigen Abständen die Summe aller verfügbaren Fakten aufbereitet und abgeglichen. Dies, damit für die nächsten Schritte ein Konsens entstehen kann.

Phasen der Produktion

Eine Produktion besteht nicht nur beim Spielfilm aus mehr als lediglich drei summarischen Projektteile.

Das Wesen einer Filmproduktion definieren beim Auftragsfilm die folgenden acht Ereignisse:

Die Parametrisierung definiert die Eckdaten. Gegebenenfalls geschieht dies im Rahmen einer Ausschreibung und im Briefing.

Checkliste und Beispiel für Ablaufmuster

1 Parametrisierung

Auf Basis des Kundenbriefings erstellt die Produktionsfirma eine Analyse. Dazu legt sie gemeinsam mit dem Kunden die Eckdaten und Meilensteine fest. Und definiert, nachdem in Absprache mit dem Auftraggeber die Production Values (die Allokation der Mittel innerhalb der Produktion zwecks Maximierung der Wirkung und darum auch verbunden mit einem Benchmarking). Am Ende steht das Briefing für die Phase der Kreation / Ideation.

2Kreation

Hier entsteht der Film oder das Video ein erstes Mal. Einerseits, weil die Kreativkompetenz in diesem Meilenstein die Fakten in Bilder übersetzt. Andererseits, weil diese Bilder nur in Wörtern festhalten und darum das spätere Ergebnis erst unzureichend definieren können. Die Kreation endet mit der Freigabe zur Filmproduktion. Basis dazu können eine Filmskizze, ein Exposé, ein Drehbuch oder ein Storyboard oder weitere Formen sein.

3Drehvorbereitung

Drehvorbereitung ist als Begriff für die Vorproduktion präziser und ist diesem vorzuziehen, weil Kunden unter Bewegtbildproduktion meist den gesamten Herstellungsprozess verstehen und nicht nur die Dreharbeiten. Die Vorbereitung des Drehs ist einer der wichtigsten Meilensteine. Casting, Suche der Drehorte und Darsteller und alle logistischen Vorbereitungen für die Abwicklung der Dreharbeiten finden in diesem Teilschritt statt. Auch das Team (Beleuchter, Kameramann, Aufnahmeleiter etc.) werden zu diesem Zeitpunkt verpflichtet. Einzig die Person des Regisseurs ist mehrheitlich schon seit der Kreation an Bord.

4Dreharbeiten

Der für Außenstehende ist dieser Meilenstein der spannendste Teil der Filmherstellung, obwohl in Tat und Wahrheit bei einer professionellen Filmproduktion nahezu jeder hier erfolgende Atemzug geplant ist. Hier gibt es keine Zufälle. Und wo es sie gibt, werden sie bewusst eingeplant und zugelassen.

5Bild- und Tonbearbeitung

Der Film erhält im Filmschnitt und der Montage seine Gestalt. Ist der digitale Bildschnitt freigegeben, folgen etwa digitale Effekte, Ton und Sound Design.

6Finalisierung

Das Video oder Film wird, meist in Versionen an den Kunden ausgeliefert und sauber archiviert wird.

7Versioning

Beim Meilenstein des Versioning werden, der Name sagt es, Versionen des Videos erstellt. Außerdem ist Herstellung unterschiedlicher Längenversionen im Einsatz für Social Media heute größtenteils zwingend. Oft gehören auch Sprachversionen dazu.

8Archivierung

Das Stiefkind der Produktion ist die Archivierung. Trotzdem muss zu einem späteren Zeitpunkt der Zugriff auf das Material (Originalmaterial? Nur die verwendeten Szenen? Nur die finale Schnittversion?) sichergestellt sein.

Meilensteine bei der Filmproduktion und Herstellung von Videos

Ob Low Budget Video oder teurer Imagefilm, die Mechanik beim Setzen der Meilensteine bleibt medienbedingt immer dieselbe:

Einfache Projekte erfordern 4 Meilensteine

Je nachdem sind zusätzliche Zwischenschritte sinnvoll. Ebenfalls sind die auf das Kick-Off folgenden Besprechung mit einem Beschlussprotokoll als rechtsgültige Zwischenabnahmen dokumentiert.

Aufwendige Projekte bedürfen 8 Meilensteine

Je nach Vorhaben sind weitere Zwischenschritte erforderlich. Alle Meilensteine-Meeting sind mit einem Gesprächs- oder mindestens mit einem Beschlussprotokoll in rechtsgültiger Form dokumentiert.

Zusammengefasst

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Dieser Artikel wurde erstmals publiziert am 12.09.2017