Gut kalkuliert ist halb gewonnen. Filmpuls erklärt in diesem Artikel ein Kalkulationsschema für Bewegtbildproduktion und erklärt in Teil 2 der Artikelserie zur Kalkulation für Filme und Videos weitere wichtige Grundlagen für die Budgetierung von Film und Video.
Ein Filmbudget ist nichts anderes als der Bauplan für das später entstehende Werk.
1Die Filmkalkulation als Erfolgsgeheimnis
Die Filmkalkulation ist neben dem Drehbuch die wichtigste Grundlage für einen erfolgreichen Kinofilm. Denn einzig die Kalkulation legt fest, mit welchem Werkzeug und mit welchem Team der Filmemacher für wie lange an jedem Arbeitsschritt für seinen Film tätig sein kann. So betrachtet definiert und prägt das Budget jeden Film in allen entscheidenden Phasen der Herstellung.
Dazu benötigt man ein Kalkulationsschema und muss man das Videobudget lesen und verstehen können.
Was kosten Filme? Die ebenso wichtige wie banale Feststellung, dass Drehbuch und Kalkulation die Mutter eines Filmerfolgs sind, gilt nicht nur für große Kinofilme, sondern auch für Videos und für jegliche Form von Auftragsproduktionen mit Bewegtbild und das Imagefilm erstellen.
Auch die in Filmpuls gerne und viel zitierte Prämisse, dass ein guter Film nur beim Vorliegen von drei Faktoren, nämlich Fachwissen, Talent und Erfahrung, entstehen kann, beruht auf einer darunter liegenden, vernünftigen Budget und einer klugen Kalkulationsvorlage.
2Kalkulationsschema: Interne und externe Kalkulationen
Unterschieden werden muss in jedem Kalkulationsschema zwischen (möglichst) gesicherten Werten und Annahmen, sondern auch zwischen internen und externen Kalkulationen.
Interne Kalkulationen sind ein Arbeitsinstrument, das nur innerhalb der Firma des Erstellers eingesetzt wird. Als Arbeitsdokumente werden sie auch „Arbeitsbudget“ genannt. Eine interne Kalkulation ist dynamisch. Sie ändert während der Planung und Umsetzung des Projekts. Eine externe Kalkulation (das „Kundenbudget“) dagegen ist statisch.
Externe Kalkulationen (Kundenbudget) spiegeln die rechtsverbindliche finanzielle Arbeitsgrundlage. Sie sind das Resultat der Finanzierung (Kinofilm) oder Verhandlungen mit dem Auftraggeber.
3Wie detailliert muss eine Filmkalkulation sein?
Für den Umfang des Detaillierungsgrads des Kundenbudgets gibt es für ein Kalkulationsschema keine verbindlichen Grundsätze. In der Regel spiegelt der Grad der Detaillierung meist den Umfang des Produktionsrisikos, das der Filmhersteller trägt.
Wurde mit dem Auftraggeber eine verbindliche Pauschale für die Herstellung eines Films oder Videos vereinbart, ist der Auftraggeber in der Regel weniger an Details interessiert, als wenn er bei einem Cost-Plus-Deal das Risiko für die Herstellung mitträgt.
4Beispiel für ein Kalkulationsschema
Ein Kalkulationsschema ist überwiegend mehrstufig aufgebaut. Zur Unterscheidung von Deckungsbeitrag, Handlungskosten, Gewinn und Cost-Plus in einer Filmkalkulation finden sich weitere Informationen im Artikel: Im Filmbudget Kosten, Gewinn und Markup richtig verstehen.
In der Regel umfasst ein professionelles Budget:
- Deckblatt
- Eckdaten (soweit aus Filmkonzept ableitbar oder schon bekannt). Ein Beispiel für Eckdaten ist im Filmpuls-Artikel zur Parametrisierung zu finden.
- Budgetübersicht
- Detailkalkulation.
Das Detailbudget einer Videokalkulation kann zur Erhöhung der Lesbarkeit das Kalkulationsschema in unterschiedliche Segmente unterteilt sein. Das nachfolgende Muster zeigt die Phase der Drehvorbereitung (Preproduction):
| Schema für Filmkalkulation: 1. DREHVORBEREITUNG | ||||
|---|---|---|---|---|
| Preis | Tage/Stück | Anzahl 1 | Subtotal | |
| 1.1. Kalkulationsschema, Recherche und Vorbereitung | ||||
| Koordination und Planung | 10.- | 2 | 1 | 20.- |
| Konzeptentwicklung | 10.- | 1 | 2 | 20.- |
| Storyboard | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Shootingboard | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Präsentationsmaterial | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| PPM Booklet | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Kuriere | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Subtotal | 90.- | |||
| 1.2. Film Location Scouting | ||||
| Location Scout Region 1 | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Location Scout Region 1 | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Auto (inkl. Benzin) | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Mahlzeiten | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Reisekosten | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Spesen | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Subtotal | 60.- | |||
| 1.3. Kalkulationsmuster Casting | ||||
| Casting Organisation | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting-Agentur | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting Studio | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Live-Casting | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Equipment | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting Regie | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Schnitt Casting | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Editor Casting | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Spesen Casting-Agentur | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Spesen Cast | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting Organisation Ausland | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting Studio Ausland | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Casting Regie Ausland | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Reisekosten Casting Ausland | 10.- | 1 | 1 | 10.- |
| Subtotal Kalkulationsschema: | 140.- | |||
| Feriengeld/Sozialleistungen 2 | 1 | v % | 5 | 10.- |
| Feriengeld 2 | 1 | w % | 5 | 10.- |
| AHV/ALV 2 | 1 | x % | 5 | 10.- |
| Betriebs und Nichtbetriebsunfall 2 | 1 | y % | 5 | 10.- |
| Familienausgleichskasse 2 | 1 | z % | 2 | 10.- |
| Subtotal | 50.- | |||
| TOTAL 1 – DREHVORBEREITUNG 3 | 340.- | |||
| Anmerkungen: Dies ist ein Muster für eine mögliche Kalkulationsart. Das Schema versteht sich als Beispiel und erhebt keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit oder Vollständigkeit und ist für eigene Bedürfnisse sorgfältig zu adaptieren. Rückfragen bei info(at)filmpuls.info | ||||
Quelle: C.P. Olsson
5Umgang mit Budget Reserven
Filme machen heißt, im Projektgeschäft etliche Entscheidungen zu fällen. Und zu lernen. Filme sind Projekte und die Abwicklung von Bewegtbild-Projekten erfolgt bei Film und Video fast ausnahmslos nach dem Prinzip der rollenden Planung. Was kein Produzent freiwillig sagt: Überraschungen sind im Filmgeschäft inklusive. Das Budget hat diesem Umstand gerecht zu werden. Belege dafür gibt es zahlreiche: beim Location-Scouting gibt es Verzögerung, Schauspieler werden krank etc.
Damit professionell mit Unvorhergesehenem umgegangen werden kann und ein Lernen auf einem laufenden Projekt überhaupt möglich ist, sind in einem Filmbudget und damit in einem Kalkulationsschema Reserven vorzusehen.
Reserven sind kein versteckter Gewinn. Sie müssen in einer Kalkulation ausgewiesen werden. In den USA gelten Filmkalkulationen ohne Reserve als unprofessionell. Hier werden meist 10 % der Gesamtsumme („below the line“) für Unvorhergesehenes einkalkuliert.
Die Spielregeln für den Umgang mit der Reserve werden dabei vor Drehbeginn klar geregelt. Müssen mit der Reserve, wider Erwarten, keine Brände gelöscht werden, wird diese im Kalkulationsschema entweder in Production Value im Film investiert oder aber das Projekt danke der Reserve unter dem geplanten Budget abgeschlossen.
Im Projektgeschäft budgetiert jeder Architekt und jeder Bauherr sein Bauvorhaben, selbst für die kleinste doofe Gartenmauer, mit einer Reserve von 10 % bis 15 %. Nur die Film- und Videobranche und die Mehrheit der Produzenten schafft es tragischerweise gegen jede Vernunft immer wieder, ohne Reserve zu kalkulieren.
Filmvorhaben ohne Reserve drohen im Auftragsfilm zur Gewohnheit zu werden. Ob Dummheit, Wettbewerbsdruck oder Ignoranz: Budgetierung ohne Reserve schadet der Filmqualität, vermindert die Wirkung der Bewegtbildkommunikation und belastet die Reputation des Mediums, des Produzenten und der Branche.
6Anleitung zum Umgang mit Eckdaten in der Filmkalkulation
Für das Zusammenspiel von Parametrisierung und Budgetierung gibt es keine festen Regeln. Ein langjährig erfahrener Produzent wird mit seinem Fachwissen in der Lage sein, auf Basis der Eckdaten und des Inhalts die Parameter zielsicher ohne Detailbudget und Kalkulationsschema festzulegen und instinktsicher die Production Values zu setzen.
Umgekehrt leitet der Anfänger die Szenarien für die Parametrisierung aus mindestens einer Grobkalkulation, besser noch aus der Detailkalkulation ab.
Ungeachtet davon, aus welcher Richtung die Budgetierung und Parametrisierung angegangen wird, das Ziel ist immer dasselbe: Kalkulation und Parametrisierung/Production Values müssen am Ende der Phase der Budgeterstellung nahtlos ineinandergreifen.
Das Kalkulationsschema als Bauplan
Wird die Kalkulation als Bauplan für einen Film verstanden, beantwortet sich die Frage nach dem Detaillierungsgrad eines Filmbudgets einfach. Je komplizierter die Herstellung und je länger der Herstellungsprozess auf der Zeitachse dauert, desto detaillierter sollte das Kalkulationsschema die Herstellungsprozesse abbilden. Nur so sind möglichst präzise Annahmen und ist eine spätere Budgetkontrolle möglich (mehr dazu im Teil 3 der Serie).
- Kategorie 1 im Kalkulationsschema sind Annahmen, die einzig auf Erfahrung beruhen. Zur Kategorie 2 gehören Annahmen, die durch eine Offerte von Dritten (externen Dienstleister, unter anderem ein Spezialist für 3D Animation oder ein Tonstudio) abgestützt werden.
- Annahmen der Kategorie 2 lassen sich wiederum nach der Art der Offerten unterscheiden. Die verbindliche Offerte eines externen Dienstleisters beruht zwar auch auf Annahmen (des externen Dienstleisters), ist aus Sicht der anfragenden Produktionsfirma aber mit weniger Risiko verbunden, als eine Richtofferte, die vom externen Anbieter jederzeit wieder angepasst werden kann.
Der Detaillierungsgrad selbst hat ebenso wie die Frage anfallender Kosten nichts damit zu tun, ob das Budget auf Annahmen oder auf bereits gesicherten Werten beruht.
Richtkosten für Filme und Videos
Abhängig von Laufzeit und Genre die Kosten für ein Video oder einen Film ohne Kalkulationsschema bestimmen? Der Online-Filmkosten-Rechner von Filmpuls liefert auf Knopfdruck in Sekundenschnelle erste Richtwerte.
Anmerkungen zum Kalkulationsschema
1 Meist werden in einem Kalkulationsschema in einzelnen Spalten nicht nur Preis und Einheit (erforderliche Tage oder Stückzahl) aufgelistet, sondern auch die „Anzahl“. Diese zusätzliche Zeile ermöglicht es, nicht nur Preis und Menge (1 Tag à 10.-) aufzulisten, sondern auch nachvollziehbar zu unterscheiden, ob eine oder zwei Personen für einen Arbeitsschritt parallel arbeiten.
2 Die Sozialabgaben und AGA / Arbeitgeberabgaben im Schema sind abhängig vom Ort der Leistungserbringung unterschiedlich. Die Art der Abgaben und die Höhe der Abgaben müssen entsprechend adaptiert werden.
3 Ohne Handlungskosten/Gewinn oder Markup. Diese werden im Kalkulationsschema in der Regel nur im Deckblatt des Budgets (Budgetübersicht) aufgelistet.
Artikel-Serie zur Kalkulation von Film und Video
Für die Budgetierung und Kalkulation von Film und Video sind 3 Arbeitsschritte zu unterscheiden. Wobei Schritt 1 und 2 in der zeitlichen Abfolge nicht zwingend hintereinander erfolgen müssen:
- Parametrisierung (Artikel 1 von 3)
- Budgetierung und Kalkulation (Artikel 2 von 3)
- Standortbestimmungen und Nachkalkulation im Filmbudget (Artikel 3 von 3)
Der vorliegende zweite Artikel der Filmpuls-Serie zur Kalkulation für Film und Video behandelt die Kalkulation. Er zeigt mit einem Beispiel, wie ein professionelles Kalkulationsschema für eine Kostenrechnung oder zur Bestimmung von Verkaufspreis oder Zielverkaufspreis aufgebaut sein kann.
Fortsetzung
Der letzte, dritte Teil der Filmpuls-Serie zur Kalkulation und Budgetierung im Rahmen von Marketing und Kommunikation mit Film und Video, wird die Themen Budgetkontrolle, Standortbestimmungen und Nachkalkulationen behandeln. Richtwerte zu Filmkosten ohne Kalkulationsschema gibt es in der Rubrik „Leserfragen“ im Beitrag: Was kostet ein Film? Und warum so viel!
Das musst du wissen
- Ein Kalkulationsschema ist nicht mehr und nicht weniger als einen Bauplan für ein Video oder einen Film.
- Man unterscheidet zwischen einer internen Kalkulation (nur für die Videoproduktionsfirma) und der externen Budgetkalkulation. Letztere wird dem Kunden oder (beim Spielfilm) den finanzierenden Stellen offengelegt.
- Aufgebaut ist eine Kalkulation meist mehrstufig: Deckblatt, Übersicht, Details, allenfalls ergänzt mit schriftlichen Anmerkungen.
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Dieser Artikel wurde erstmals publiziert am 06.12.2016
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